O szkoleniu
Po co jest to szkolenie
Pracownicy są pierwszą grupą, która ocenia, czy firma mówi prawdę. Jeśli o wypadku na nocnej zmianie, wezwaniu prezesa do prokuratury albo ataku na systemy informatyczne dowiadują się z lokalnego portalu, z grupy mieszkańców albo od dziennikarza, który zaczepia ich pod bramą, każdy późniejszy komunikat zarządu czytają z nieufnością. W takiej sytuacji sami stają się też źródłem informacji dla mediów: przekazują dalej zrzuty ekranu z wewnętrznego komunikatora, nagrania z zebrań i własne domysły, bo nikt nie dał im niczego pewniejszego.
Kolejność informowania przesądza więc o tym, czy dojdzie do przecieku i jak będzie on wyglądał. Na szkoleniu ustalamy, kto dowiaduje się pierwszy, kto zaraz po nim i ile minut może dzielić te momenty, gdy wiadomość jest już znana poza firmą. Uwzględniamy osoby, o których w planach kryzysowych zapomina się najczęściej: pracowników zmianowych bez służbowej poczty, osoby na urlopach i zwolnieniach, pracowników agencyjnych, podwykonawców pracujących na terenie zakładu i rodziny osób poszkodowanych. Przy niektórych decyzjach na kolejność wpływają przepisy. Przy zwolnieniach grupowych pracodawca musi skonsultować zamiar z zakładowymi organizacjami związkowymi, a gdy ich nie ma, z przedstawicielami pracowników, i zawiadomić powiatowy urząd pracy, więc o planie wie wcześniej więcej osób, niż zakłada zarząd.
Każdą wiadomość do zespołu traktujemy na szkoleniu tak, jakby za godzinę miała się ukazać w mediach, bo w praktyce wiele z nich właśnie tam trafia. Pierwsza runda nagrań to krótka wiadomość wideo zarządu do pracowników i pytania z sali, druga to spotkanie z całą załogą, podczas którego jedna z osób nagrywa przebieg telefonem, a kilka minut później dziennikarz dzwoni z pytaniem o wycięty fragment. Nagrania oglądamy przy całej grupie dwa razy: oczami pracownika, który słucha o własnej przyszłości, i oczami widza, który zobaczy dwadzieścia sekund w serwisie informacyjnym.
Osobno ćwiczymy rolę kierowników, bo to do nich pracownicy przychodzą z pytaniami w pierwszej kolejności. Kierownik, który nie dostał żadnej informacji przed zespołem, improwizuje albo milczy, a obie reakcje szybko trafiają do sieci. Pytania i scenariusze przygotowujemy na podstawie Państwa realnej sytuacji: struktury zatrudnienia, kanałów, którymi dziś docierają informacje, i spraw, które mogą wywołać kryzys.
Dla kogo
Program jest przeznaczony dla członków zarządu, dyrektorów i pracowników działu kadr, zespołu komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej oraz kierowników zakładów, oddziałów i zmian, czyli osób, które w kryzysie mówią do pracowników jako pierwsze. Największy sens ma w firmach z pracą zmianową, rozproszonymi oddziałami albo dużą liczbą osób bez służbowej poczty, przed planowanymi zmianami w zatrudnieniu lub strukturze, a także po kryzysie, w którym zespół dowiedział się o sprawie z zewnątrz. Nadaje się również dla instytucji publicznych. Grupa liczy najwyżej osiem osób, więc każdy dwa razy staje przed kamerą.
Plan szkolenia
Plan szkolenia 8 h
- 9:00-9:2020 min
Otwarcie: jak dziś informacja dociera do zespołu
Zaczynamy od mapy kanałów w Państwa firmie: poczty, intranetu, komunikatora, tablicy przy wejściu na halę, odprawy zmiany i prywatnych grup pracowników, o których zarząd zwykle wie najmniej. Każdy uczestnik szacuje, ile czasu zajęłoby poinformowanie całego zespołu o poważnym zdarzeniu, i zapisuje tę liczbę. Wrócimy do niej po południu.
- 9:20-10:0040 min
Kolejność, która decyduje o przecieku
Na zanonimizowanym przykładzie pokazujemy, jak pracownicy porannej zmiany dowiedzieli się o wypadku na nocnej zmianie z lokalnego portalu, zanim ktokolwiek z kierownictwa z nimi porozmawiał. Rozpisujemy kolejność: sztab, osoby poszkodowane i ich rodziny, kierownicy, cały zespół, podwykonawcy, klienci i media, oraz czas, który może dzielić te kroki. Omawiamy też sytuacje, w których kolejność wyznaczają przepisy, na przykład konsultacje ze związkami zawodowymi.
- 10:00-11:1070 min
Pierwsza runda nagrań: zarząd mówi do zespołu
Każdy uczestnik nagrywa dwuminutową wiadomość wideo do pracowników o zdarzeniu ze scenariusza, na przykład o ataku, który od rana blokuje systemy sprzedaży i grozi opóźnieniem wypłaty wynagrodzeń. Po nagraniu odpowiada przed kamerą na trzy pytania prowadzących, którzy grają pracowników: czy pensje przyjdą na czas, czy wyciekły nasze dane i dlaczego dowiadujemy się o tym dopiero teraz.
- 11:10-11:4030 min
Odtworzenie: oczami pracownika i oczami widza
Każde nagranie oglądamy dwa razy. Najpierw jako pracownik, który chce wiedzieć, co zmienia się dla niego dzisiaj, potem jako widz serwisu informacyjnego, który zobaczy dwudziestosekundowy fragment wysłany redakcji przez kogoś z zespołu. Grupa wskazuje zdania, które działają w obu sytuacjach, i takie, które w mediach zabrzmiałyby jak lekceważenie ludzi.
- 11:40-12:1030 min
Komunikat pisany tak, jakby miał wyciec
Uczestnicy piszą wiadomość do wszystkich pracowników o drugim zdarzeniu ze scenariusza: postępowaniu wyjaśniającym wobec jednego z dyrektorów po zgłoszeniu nieprawidłowości. Sprawdzamy ją zdanie po zdaniu, czy nie ma w niej nazwisk, przesądzania o winie, żartów, obwiniania zespołu ani obietnic bez pokrycia. Uczymy się też, co napisać, gdy firma jeszcze niewiele wie, i jak zapowiedzieć godzinę kolejnej informacji.
- 12:10-12:4030 min
Przerwa
Przerwa na posiłek. W tym czasie prowadzący wklejają jedną z napisanych wiadomości w makietę artykułu, którą uczestnicy zobaczą zaraz po przerwie.
- 12:40-13:2545 min
Kierownik jako pierwsze źródło
Zaczynamy od makiety artykułu i sprawdzamy, które zdanie z wiadomości redakcja wybrała na tytuł. Potem ćwiczymy rolę kierowników: krótką kartę informacji, którą dostają przed zespołem, odprawę zmiany i odpowiedź na pytanie, na które nikt jeszcze nie zna odpowiedzi. Uczymy mówić „nie wiem, dowiem się i wrócę z odpowiedzią o czternastej” zamiast zgadywać.
- 13:25-14:1045 min
Pracownik zaczepiony przez dziennikarza i wpisy w sieci
Omawiamy, co powiedzieć zespołowi o kontaktach z mediami, żeby nie zabrzmiało to jak zakaz mówienia: kto wypowiada się w imieniu firmy i jak uprzejmie przekierować dziennikarza. Rozmawiamy o wpisach pracowników na prywatnych kontach i o tym, dlaczego publiczne szukanie autora przecieku zwykle wywołuje kolejny. Przypominamy, że osoba zgłaszająca naruszenie prawa może korzystać z ochrony ustawy o ochronie sygnalistów, a działania odwetowe wobec niej są zakazane.
- 14:10-15:1060 min
Druga runda nagrań: spotkanie z załogą
Uczestnicy prowadzą spotkanie z całym zespołem w sprawie ze scenariusza, a prowadzący grają pracowników, w tym przedstawiciela związku zawodowego i osobę, która czyta pytania z kartki przygotowanej przez kolegów. Jedna z osób na sali nagrywa całość telefonem. Dziesięć minut po zakończeniu spotkania do prowadzącego je uczestnika dzwoni dziennikarz, który ma już wycięty fragment nagrania, i ta rozmowa również jest nagrywana.
- 15:10-15:5545 min
Odtworzenie drugiej rundy i porównanie
Zestawiamy nagranie z kamery z nagraniem z telefonu i sprawdzamy, który fragment trafiłby do mediów i jak brzmi bez kontekstu. Porównujemy odpowiedzi z obu rund: czy uczestnicy mówią to samo w wiadomości wideo, na spotkaniu i w rozmowie z dziennikarzem, i czy żadna obietnica złożona załodze nie wykracza poza to, co firma może zrobić.
- 15:55-16:2530 min
Plan informowania na pierwsze dwie godziny
Wracamy do liczby zapisanej rano i rozpisujemy, kto, komu, którym kanałem i o której godzinie przekazuje informację w pierwszych dwóch godzinach kryzysu. W planie znajdują się pracownicy zmianowi, osoby nieobecne, pracownicy agencyjni, podwykonawcy i rodziny poszkodowanych. Każdy uczestnik wie, które miejsce w tej kolejności należy do niego.
- 16:25-17:0035 min
Indywidualne wnioski na piśmie
Każdy uczestnik dostaje pisemne wnioski z odniesieniem do konkretnych fragmentów nagrań: jak brzmi dla zespołu, co poprawić w wiadomości wideo i na spotkaniu oraz na co uważać w rozmowie z dziennikarzem po przecieku. Na koniec jest czas na pytania o sytuacje z Państwa firmy, których nie obejmował scenariusz.
Godziny są przykładowe. Kolejność bloków i proporcje dopasowujemy do wieku uczestników, planu lekcji i sytuacji w placówce, zachowując pełny czas szkolenia.
Ćwiczenia
Co uczestnicy robią na zajęciach
Wiadomość, która trafiła na portal
Uczestnicy mają dwadzieścia minut na wiadomość do pracowników o postępowaniu wyjaśniającym wobec jednego z dyrektorów. Po przerwie widzą swój tekst jako zrzut ekranu wklejony w makietę artykułu, z tytułem ułożonym z jednego ich zdania. Każdy przepisuje wiadomość tak, żeby żadne zdanie nie dawało takiego tytułu, a pracownik nadal dostał wszystko, czego potrzebuje, żeby spokojnie wrócić do pracy. Zostaje wzór wiadomości do zespołu na pierwsze godziny kryzysu.
Odprawa zmiany o szóstej
Kierownik zmiany ma trzy minuty, żeby przed rozpoczęciem pracy powiedzieć czterdziestu osobom o awarii, przez którą w nocy ewakuowano część hali. Prowadzący grają pracowników i pytają, czy praca jest bezpieczna, czy ktoś ucierpiał i kto zapłaci za przestój. Kierownik ćwiczy mówienie tylko tego, co wiadomo, i zapowiedź, kiedy pojawi się kolejna informacja. Ćwiczenie powtarzamy z kartą informacji dla kierowników i bez niej, żeby różnica była widoczna dla wszystkich.
Pytania anonimowe w intranecie
Po ogłoszeniu zmian w strukturze pracownicy wpisują anonimowe pytania do formularza w intranecie i w ciągu godziny jest ich kilkadziesiąt, część ostrych i osobistych. Zespół ma trzydzieści minut, żeby pogrupować pytania, wybrać te, na które odpowiada zarząd, i napisać odpowiedzi, które można pokazać wszystkim. Sprawdzamy, czy odpowiedzi nie są wymijające i czy nie zawierają informacji, które osoby bezpośrednio objęte zmianą powinny najpierw usłyszeć osobiście. Zostaje zasada prowadzenia takich pytań w czasie kryzysu.
Kto to wysłał?
Wiadomość wideo prezesa do zespołu pojawia się w sieci z ironicznym komentarzem, a zarząd chce rozesłać wszystkim zapowiedź konsekwencji dla osoby, która ją udostępniła. Uczestnicy decydują, czy i co napisać, a potem czytamy obie wersje oczami pracownika i oczami dziennikarza, który dostanie je w ciągu godziny. Omawiamy, dlaczego groźba wobec nieznanego autora zwykle staje się kolejnym tematem w mediach. Zostaje sposób rozmowy z zespołem o poufności bez szukania winnego na forum.
Efekty
Co uczestnicy potrafią po szkoleniu
Układa kolejność informowania
Rozpisuje, kto, komu, którym kanałem i kiedy przekazuje informację, tak żeby zespół nie dowiadywał się o sprawie z zewnątrz.
Pisze komunikat odporny na przeciek
Tworzy wiadomość do pracowników, która daje im potrzebne informacje i nie zawiera zdania, z którego da się ułożyć szkodliwy tytuł.
Nagrywa wiadomość wideo do zespołu
W dwie minuty mówi, co się stało, co zmienia się dla pracowników dzisiaj i kiedy pojawi się kolejna informacja.
Prowadzi spotkanie z załogą
Odpowiada na trudne pytania pracowników, także zadawane przy nagrywającym telefonie, bez obietnic, których firma nie dotrzyma.
Przygotowuje kierowników
Wie, jaką informację kierownicy muszą dostać przed zespołem i jak mają odpowiadać, gdy czegoś jeszcze nie wiedzą.
Mówi zespołowi o kontaktach z mediami
Ustala, kto wypowiada się w imieniu firmy, i uczy pracowników uprzejmego przekierowania dziennikarza bez wrażenia zakazu mówienia.
Reaguje na przeciek bez szukania winnego
Odpowiada dziennikarzowi, który ma fragment wewnętrznego nagrania, i rozmawia z zespołem o poufności bez publicznych gróźb.
Co zostaje po szkoleniu
Po szkoleniu w firmie zostają nagrania obu rund, czyli wiadomości wideo do zespołu, spotkania z załogą i rozmów z dziennikarzem, razem z nagraniem z telefonu, które pokazuje, jak spotkanie wygląda z sali. Każdy uczestnik dostaje indywidualne wnioski na piśmie. Firma otrzymuje plan informowania na pierwsze dwie godziny kryzysu z rozpisanymi kanałami i osobami, wzór wiadomości do pracowników, kartę informacji dla kierowników, krótką zasadę kontaktu pracowników z mediami do rozesłania całemu zespołowi oraz listę pytań załogi z uzgodnionymi odpowiedziami.
Ceny
Ile kosztuje i kto może zamówić
Każdy program to pełny dzień pracy przed kamerą. Ceny są takie same dla wszystkich 30 programów.
Firma
Zarząd, rzecznik, eksperci, kierownicy oddziałów.
| Dzień u klienta, 8 h, do 8 osób, sprzęt do nagrań i dojazd w cenie | 24 000 zł |
| Dzień online, 8 h, do 6 osób | 16 000 zł |
| Tryb kameralny dla zarządu, do 4 osób | 36 000 zł |
| Program roczny: 4 dni szkoleniowe, 2 symulacje bez zapowiedzi, gotowość telefoniczna | 96 000 zł |
Ceny netto, do każdej dolicza się podatek VAT. Pełny cennik: Cennik dla firm.
Instytucja
Urzędy, spółki komunalne, uczelnie, placówki publiczne.
| Ten sam program i te same formaty | jak dla firm |
| Program dla kilku jednostek lub grupy kapitałowej | wycena indywidualna |
Tryb zamówienia i warunki ustalamy z instytucją przed terminem.
Organizacja
Przygotowanie i warunki
Przed szkoleniem prosimy o opis struktury zatrudnienia, w tym liczby osób na zmianach, w oddziałach i bez służbowej poczty, listę kanałów komunikacji wewnętrznej, informację o związkach zawodowych lub radzie pracowników oraz o sprawach, które mogą wywołać kryzys. Przydadzą się też dwie lub trzy wiadomości wysłane wcześniej do zespołu w trudnych sytuacjach. Na miejscu potrzebujemy sali, w której ustawimy krzesła jak na spotkaniu z załogą, oraz drugiego pomieszczenia do rozmów telefonicznych.
Płatność
Zaliczka 50% przy zleceniu, reszta po szkoleniu. Kwotę końcową z zakresem i terminem podajemy na piśmie.
Dojazd i sprzęt
W formacie u klienta dojazd na terenie kraju i sprzęt do nagrań są w cenie. Nagrania z symulacji zostają u Państwa.
Wielkość grupy
Do 8 osób w dniu u klienta, do 6 osób online, do 4 osób w trybie kameralnym. Każdy uczestnik staje przed kamerą.
Poufność
Nie omawiamy publicznie przebiegu szkoleń ani nagrań. Indywidualne wnioski trafiają tylko do osób, które Państwo wskażą.
Uczciwie
Czego to szkolenie nie daje
To szkolenie nie zastępuje doradztwa z zakresu prawa pracy. Nie przygotowujemy procedury zwolnień grupowych, nie prowadzimy konsultacji ze związkami zawodowymi i nie rozstrzygamy, jakie informacje firma może przekazać o konkretnym pracowniku, bo to należy do działu kadr i prawnika. Nie uczymy też, jak ukryć przed zespołem złą wiadomość ani jak ustalić, kto przekazał informacje mediom. Szkolenie podnosi kwalifikacje uczestników i pozwala szybciej rozpoznać moment, w którym zespół zaczyna szukać informacji poza firmą, ale każda załoga reaguje inaczej, a zaufanie pracowników zależy także od tego, co działo się w firmie przed kryzysem. Rozmawiania z zespołem w trudnym czasie uczy się przez cały czas, przy każdej kolejnej zmianie.
Pytania
Pytania przed zamówieniem
Czy to szkolenie jest dla działu kadr, czy dla komunikacji?
Dla obu i dla zarządu, bo w kryzysie te osoby muszą działać razem. Dział kadr zna przepisy i ludzi, zespół komunikacji wie, jak wiadomość zabrzmi na zewnątrz, a zarząd podejmuje decyzje, o których trzeba powiedzieć. Najlepiej, gdy w grupie są też dwaj lub trzej kierownicy, bo to oni rozmawiają z pracownikami w pierwszej kolejności. Skład ustalamy razem przed terminem.
Czy możemy zakazać pracownikom rozmów z dziennikarzami?
Firma może ustalić, kto wypowiada się w jej imieniu, i wymagać zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, bo taki obowiązek wynika z art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy. Ogólny zakaz jakichkolwiek wypowiedzi o pracy zwykle jednak nie działa i sam staje się tematem dla mediów. Na szkoleniu przygotowujemy krótką zasadę dla zespołu: jak uprzejmie odesłać dziennikarza do właściwej osoby i czego nie przekazywać na zewnątrz. Osoby zgłaszające naruszenia prawa korzystają przy tym z ochrony ustawy o ochronie sygnalistów.
Jak informować pracowników, którzy nie mają służbowej poczty ani komputera?
To jedna z najczęstszych luk w planach kryzysowych. Pracownicy zmianowi, kierowcy czy osoby pracujące w terenie dowiadują się o sprawach od kierownika, z tablicy albo z prywatnej grupy na komunikatorze, którą prowadzi ktoś z zespołu. Na szkoleniu ćwiczymy odprawę zmiany i kartę informacji dla kierowników, a w planie informowania wskazujemy kanał dla każdej grupy. Ustalamy też, co zrobić z osobami na urlopach i zwolnieniach lekarskich, żeby nie dowiedziały się o sprawie z mediów.
Kto powinien rozmawiać z rodzinami pracowników poszkodowanych w wypadku?
Jedna wyznaczona osoba z kierownictwa, osobiście albo telefonicznie, zanim informacja trafi do zespołu i do mediów. Rodzina nie może dowiedzieć się o wypadku z portalu ani od kolegi z pracy. Ta osoba nie podaje szczegółów, których nie jest pewna, i nie mówi o przyczynach przed ustaleniami, ale zostawia kontakt i mówi, kiedy zadzwoni ponownie. Na szkoleniu omawiamy tę rozmowę w bloku o kolejności, a w planie informowania rodziny mają osobne miejsce.
Czy omawiacie zwolnienia i zmiany w strukturze firmy?
Tak, jako jedną z sytuacji, w których kolejność informowania ma największe znaczenie. Przy zwolnieniach grupowych o planie wcześniej dowiadują się związki zawodowe albo przedstawiciele pracowników i urząd pracy, a często także doradcy i część kierowników, więc plan komunikacji musi zakładać, że wiadomość może wyjść na zewnątrz przed ogłoszeniem. Ćwiczymy rozmowę z załogą i odpowiedzi na pytania o przyszłość, ale procedurę zwolnień przygotowuje dział kadr z prawnikiem.
Czy program sprawdzi się w instytucji publicznej?
Tak. W urzędach, szpitalach i szkołach pracownicy równie często dowiadują się o sprawach z mediów, a część informacji podlega jawności, więc trudno liczyć na to, że cokolwiek pozostanie wewnątrz. Scenariusze dobieramy do charakteru instytucji, na przykład kontroli, zmian w kierownictwie albo publikacji o nieprawidłowościach. Warunki i tryb zamówienia ustalamy indywidualnie.