Przygotowanie bazy mediów

To uporządkowane zestawienie konkretnych dziennikarzy zajmujących się Waszą tematyką, wraz z informacją o tym, o czym piszą, w jakim tonie, co publikowali ostatnio i jak wolą być kontaktowani. Sam adres mailowy to za mało, żeby mówić o bazie.

Zwykle od czterdziestu do osiemdziesięciu. Kilkadziesiąt trafnych kontaktów działa nieporównywalnie lepiej niż tysiąc przypadkowych adresów, których nikt nie weryfikuje.

Odradzamy. Kupione listy są zwykle nieaktualne, pełne adresów ogólnych i osób, które zmieniły redakcję albo tematykę. Do tego dochodzi ryzyko oznaczeń spamu, które utrudniają dotarcie przy kolejnych, sensownych tematach.

Wyłącznie ze źródeł publicznych: stron redakcji, stopek, oficjalnych profili i podpisów pod tekstami. Nie kupujemy list z nieznanego źródła i nie pozyskujemy prywatnych numerów.

Przy aktywnych działaniach medialnych co kwartał, a przy ważnych wysyłkach dodatkowo weryfikujemy kluczowe pozycje przed wysłaniem. Po roku bez przeglądu znaczna część wpisów przestaje być prawdziwa.

Bo inne osoby zainteresują się danymi z badania, inne przyjadą na press tour, a jeszcze inne zadzwonią w kryzysie. Segmentacja pozwala nie wysyłać wszystkiego do wszystkich, a to najszybszy sposób na zepsucie relacji.

Tak, bo imię, nazwisko i służbowy adres to dane osobowe. Wiąże się to z obowiązkiem informacyjnym przy pierwszym kontakcie, bezpiecznym przechowywaniem oraz natychmiastowym respektowaniem sprzeciwu wobec dalszych wiadomości.

Wpisać go na listę wykluczeń i nigdy więcej nie wysyłać wiadomości. To zarówno wymóg formalny, jak i kwestia zdrowego rozsądku – nadawca ignorujący takie prośby zostaje zapamiętany w bardzo złym kontekście.

To jedno z jej najważniejszych zastosowań. W dniu, w którym coś się dzieje, nie ma czasu na szukanie kontaktów. Dlatego wydzielamy segment kryzysowy: osoby piszące o tego typu sprawach oraz te, z którymi macie już historię rozmów.

Zwykle od jednego do trzech tygodni, zależnie od liczby obszarów tematycznych. To praca ręczna: przegląd publikacji, wypisanie autorów, weryfikacja aktualności i zebranie kontekstu przy każdej pozycji.

Tak i często to najlepszy start. Weryfikujemy istniejące wpisy, usuwamy nieaktualne, uzupełniamy brakujący kontekst i wprowadzamy segmentację oraz zasady korzystania.

Zależy od liczby obszarów tematycznych i tego, czy potrzebna jest stała opieka nad aktualnością. Organizacjom pozarządowym i inicjatywom społecznym pomagamy w ramach misji fundacji.

Osoby zajmujące się kontaktem z mediami oraz zarząd, bo w kryzysie to on najczęściej potrzebuje kontaktu natychmiast. Ważne, żeby istniało jedno miejsce z aktualną wersją, a nie pięć plików krążących mailem.

Nie. Baza mediów zapewnia, że wiadomość trafi do właściwej osoby i zostanie przeczytana. O tym, czy powstanie materiał, decyduje temat i plany redakcji – ale bez trafnego adresata nawet najlepszy temat nie ma szans.