Relacje z mediami · Fundacja Usuwanie Hejtu
Realizacja press tourów
Press toury mają jeden powód istnienia: są tematy, których nie da się opowiedzieć mailem - trzeba je pokazać. Press toury organizujemy wtedy, gdy dziennikarz musi coś zobaczyć na własne oczy, żeby o tym napisać: zakład, proces, miejsce albo ludzi, o których będzie mowa w tekście.
Press tour nie kupuje przychylnych publikacji. Daje dostęp do materiału, którego inaczej nie da się zdobyć.
Definicja
Czym jest press tour
Press tour to zorganizowana wizyta grupy dziennikarzy w miejscu, które jest tematem materiału - w zakładzie produkcyjnym, na budowie, w laboratorium, w placówce albo w regionie, o którym mają napisać.
Sens press touru polega na dostępie. Są rzeczy, których nie da się przekazać w komunikacie: skala hali produkcyjnej, sposób działania procesu, atmosfera miejsca, rozmowa z ludźmi, którzy tam pracują. Dziennikarz, który to zobaczył, napisze zupełnie inny tekst niż ten, który dostał opis mailem.
Press toury bywają mylone z wyjazdem promocyjnym i to nieporozumienie kosztuje najwięcej. Dziennikarz nie jedzie po to, żeby napisać coś miłego. Jedzie po materiał - i jeśli zobaczy rzeczy niewygodne, opisze także je.
Dlatego uczciwie mówimy klientom: press tour ma sens tylko wtedy, gdy naprawdę jest co pokazać i gdy nie boją się Państwo pytań na miejscu. W innym przypadku to kosztowny sposób na zebranie materiału przeciwko sobie.
- 01Chodzi o dostęp, nie o gościnność. Dziennikarz przyjeżdża po materiał.
- 02Zobaczy wszystko. Także to, czego nie było w programie.
- 03Zasady muszą być jawne. Kto płaci za wyjazd i na jakich warunkach.
- 04Nie kupują Państwo publikacji. Ani jej treści, ani jej wydźwięku.
- 05Mała grupa działa lepiej. Przy dwudziestu osobach nikt o nic nie dopyta.
Decyzja
Kiedy press tour ma sens
Press tour to forma kosztowna i czasochłonna, więc pierwsze pytanie zawsze brzmi: czy jest co pokazać.
Gdy trzeba coś zobaczyć
Nowa inwestycja lub zakład, proces technologiczny trudny do opisania, miejsce niedostępne na co dzień, projekt o skali widocznej tylko na miejscu, temat wymagający rozmowy z ludźmi pracującymi przy nim.
Test: czy zdjęcia i opis wystarczyłyby, żeby napisać ten tekst?
Gdy chodzi o gościnność
Wyjazd bez konkretnego tematu, prezentacja produktu, którą dałoby się pokazać na miejscu, atrakcyjna lokalizacja bez związku ze sprawą albo próba zbudowania sympatii przed trudnym okresem.
Skutek: dziennikarze albo nie przyjadą, albo przyjadą i napiszą o tym, jak firma próbowała ich ugościć.
Warianty
Rodzaje press tourów
Skala press touru zależy od tego, co ma zostać pokazane i ilu osobom.
Wizyta w zakładzie
Najczęstsza forma. Pokazanie produkcji, procesu albo inwestycji, której nie da się opisać bez zobaczenia.
Press tour regionalny
Kilka miejsc w jednym regionie, zwykle jednodniowy. Popularny przy inwestycjach i projektach lokalnych.
Wyjazd wielodniowy
Przy tematach złożonych, wymagających kilku lokalizacji. Wymaga najwięcej przygotowań.
Wizyta studyjna
Nastawiona na wiedzę: proces, technologia, metodyka. Często z udziałem ekspertów.
Press tour zagraniczny
Najbardziej wrażliwy etycznie i najdroższy. Wymaga wyjątkowo przejrzystych zasad.
Wizyta indywidualna
Jeden dziennikarz, jeden temat. Często skuteczniejsza niż wyjazd grupowy.
Press tour przy wydarzeniu
Towarzyszący otwarciu, uruchomieniu inwestycji albo konferencji.
Wizyta w placówce
Szkoła, ośrodek, fundacja. Temat społeczny pokazany od środka.
Uczestnicy
Dobór dziennikarzy decyduje o efekcie
W press tourze sześć do dziesięciu osób to grupa, w której da się rozmawiać. Przy dwudziestu press tour zamienia się w wycieczkę: nikt o nic nie dopyta, a przewodnik mówi do tłumu zamiast odpowiadać na pytania.
Zapraszamy osoby, które realnie piszą o danej tematyce - nie tych, którzy chętnie jadą. To rozróżnienie jest ważniejsze, niż się wydaje, bo przy wyjazdach zawsze pojawia się pokusa zapełnienia miejsc kimkolwiek.
Zapraszamy też media, które mogą napisać krytycznie. Press tour, na który jadą wyłącznie życzliwi, jest bezwartościowy i widać to w materiałach.
Dobierzmy uczestników- Dobór osób faktycznie zajmujących się daną tematyką.
Zapraszamy dziennikarzy, którzy regularnie piszą o tym obszarze. - Grupa powinna liczyć około sześciu do dziesięciu osób.
Taka liczba pozwala zachować swobodę rozmowy i dobrą logistykę. - Warto zaprosić przedstawicieli różnych typów redakcji.
Łączymy media ogólne, branżowe oraz regionalne. - Obecność mediów krytycznych wzmacnia wiarygodność wyjazdu.
Nie ograniczamy udziału wyłącznie do przychylnych redakcji. - Zaproszenie powinno jasno opisywać program i rozmówców.
Dziennikarz wie wcześniej, co zobaczy i z kim porozmawia. - Warunki udziału trzeba przedstawić już na samym początku.
Wyjaśniamy, kto pokrywa koszty i czego dotyczy zaproszenie. - Potwierdzenia udziału zbieramy z odpowiednim wyprzedzeniem.
Pozwala to sprawnie zaplanować transport i pozostałą logistykę. - Udział w wyjeździe nie oznacza zobowiązania do publikacji.
Dziennikarz sam decyduje, czy i w jakiej formie opisze temat.
Scenariusz
Jak układamy program press touru
Program press touru ma służyć materiałowi, nie wypełnieniu dnia. Każdy punkt musi odpowiadać na pytanie: co dziennikarz z tego zabierze.
Wprowadzenie
Krótkie, konkretne. Kilkanaście minut zamiast godzinnej prezentacji na wstępie.
To, po co przyjechali
Najważniejszy element jak najwcześniej, zanim zmęczenie zrobi swoje.
Czas na zdjęcia
Wydzielony i zaplanowany. Bez tego fotoreporterzy blokują resztę grupy.
Rozmowy z ludźmi
Nie tylko z zarządem. Pracownicy przy procesie mówią rzeczy, których nie ma w materiałach.
Przestrzeń na pytania
Zaplanowana osobno, nie wciśnięta w przerwę na kawę.
Miejsce na rozmowy indywidualne
Część dziennikarzy potrzebuje osobnej wypowiedzi do własnego materiału.
Realny zapas czasu
Program bez luzu zawsze się sypie, a spóźnienia kumulują się przez cały dzień.
Materiały do zabrania
Dane, zdjęcia i kontakty - przekazane na miejscu, nie obiecane na jutro.
Powrót o rozsądnej porze
Materiał trzeba jeszcze napisać. Późny powrót oznacza tekst dzień później.
Kontakt po wyjeździe
Osoba dostępna następnego dnia, gdy pojawią się dopytania.
Zasady
Jawność zasad - kto płaci i na jakich warunkach
Press toury są tą formą relacji z mediami, w której najłatwiej o zarzut kupowania przychylności. Dlatego zasady muszą być jasne od pierwszego zaproszenia, a nie ustalane w trakcie.
Mówimy wprost, kto pokrywa koszty przejazdu i pobytu, i równie wprost, że nie wiąże się z tym żadne oczekiwanie co do treści materiału. Dziennikarz ma prawo napisać krytycznie, nie napisać wcale albo opisać rzeczy, których nie było w programie.
Wiele redakcji ma własne zasady dotyczące przyjmowania takich zaproszeń - część pokrywa koszty samodzielnie, część wymaga oznaczenia w materiale. Szanujemy to i nigdy nie naciskamy w tej sprawie.
Powyższe ma charakter informacyjny. Zasady dotyczące oznaczania materiałów i przyjmowania świadczeń określają regulacje prasowe oraz wewnętrzne kodeksy redakcji.
- Warunki udziału powinny być jasno opisane w zaproszeniu.
Od początku wiadomo, kto pokrywa poszczególne koszty. - Nie oczekujemy określonego wydźwięku ani treści publikacji.
Warto powiedzieć to uczestnikom wprost jeszcze przed wyjazdem. - Prawo do krytycznej publikacji pozostaje bez ograniczeń.
Nie powinno wpływać na możliwość dalszego kontaktu z firmą. - Zasady obowiązujące w redakcjach trzeba respektować.
Dotyczy to także zakazu przyjmowania opłacanych zaproszeń. - Redakcja może samodzielnie pokryć koszty swojego udziału.
Taka możliwość powinna pozostawać dostępna od początku. - Prezenty nie powinny być elementem wyjazdu dla mediów.
Mogą niepotrzebnie tworzyć wątpliwości natury etycznej. - Po wyjeździe nie wywieramy presji na uczestników.
Nie pytamy uporczywie, kiedy i czy pojawi się publikacja. - Uczestnicy powinni mieć dostęp także do trudniejszych tematów.
Nie pokazujemy wyłącznie wygodnych i atrakcyjnych fragmentów.
Organizacja
Logistyka, na której wszystko się sypie
Press toury upadają najczęściej nie z powodu tematu, tylko z powodu organizacji. Opóźniony transport, brak miejsca do pracy, słaby zasięg albo program napięty co do minuty potrafią zepsuć nawet świetną wizytę.
Uczestnik press touru przyjeżdża do pracy, nie na wycieczkę. Potrzebuje miejsca, żeby usiąść z laptopem, stabilnego łącza, żeby wysłać materiał, i realnego czasu na rozmowy. To brzmi banalnie do momentu, w którym tego zabraknie.
Zobacz konferencje prasowe- Transport powinien uwzględniać realny zapas czasu.
Jedno opóźnienie może przesunąć cały dalszy program dnia. - Miejsce do pracy musi zapewniać podstawowe warunki.
Potrzebne są stół, dostęp do prądu i chwila ciszy. - Stabilne łącze jest ważne przy szybkiej publikacji materiału.
Bez niego redakcja może nie zdążyć z wysyłką tego samego dnia. - Warunki do zdjęć trzeba przygotować jeszcze przed wizytą.
Liczą się światło, dostęp oraz jasna zgoda na fotografowanie. - Odzież ochronna powinna być dostępna tam, gdzie jest wymagana.
Uczestnicy muszą móc bezpiecznie wejść do danego miejsca. - Jedna osoba powinna prowadzić kontakt przez cały wyjazd.
Ułatwia to szybkie rozwiązywanie pytań i problemów na miejscu. - Plan awaryjny warto przygotować przed rozpoczęciem wydarzenia.
Powinien uwzględniać pogodę, opóźnienia i zmiany programu. - Posiłki powinny być sprawne i dopasowane do rytmu dnia.
Nie warto poświęcać na nie kilku godzin kosztem programu.
Po powrocie
Co dzieje się po press tourze
Najczęściej zaniedbywany etap press touru. Materiały powstają w kolejnych dniach i wtedy właśnie pojawiają się pytania.
Materiały tego samego dnia
Zdjęcia, dane i kontakty wysłane wieczorem, nie w przyszłym tygodniu.
Dostępność
Ktoś musi odbierać telefon przez kolejne dni, gdy pojawią się dopytania.
Uzupełnienia
Odpowiedzi na pytania, na które nie było danych na miejscu.
Bez pytań o termin
Dopytywanie, kiedy będzie tekst, psuje relację skuteczniej niż cokolwiek innego.
Materiały dla nieobecnych
Dla tych, którzy nie mogli przyjechać, ale są zainteresowani tematem.
Monitoring publikacji
Co się ukazało, w jakim tonie i czy pojawiły się nieścisłości.
Reakcja na krytykę
Rzeczowa, jeśli materiał okazał się niewygodny. Bez pretensji do uczestników.
Wnioski
Co zadziałało w programie, a co poprawić przy kolejnym press tourze.
Czego unikać
Najczęstsze błędy przy press tourach
Każdy z nich potrafi zamienić kosztowny press tour w materiał o tym, jak firma próbowała zrobić wrażenie.
- Wyjazd bez tematu - atrakcje zamiast powodu, żeby jechać
- Zbyt duża grupa - nikt o nic nie dopyta
- Program bez luzu - jedno opóźnienie psuje cały dzień
- Godzinna prezentacja na wstępie - grupa traci energię przed sednem
- Pokazywanie tylko tego, co ładne - widać to natychmiast
- Brak rozmów z pracownikami - zostają wyłącznie oficjalne cytaty
- Zero czasu na zdjęcia - fotoreporterzy blokują resztę grupy
- Brak miejsca do pracy - materiał powstaje dzień później
- Niejasne zasady kosztów - wprost proszenie się o zarzut
- Prezenty dla dziennikarzy - zamieniają wyjazd w problem etyczny
- Dopytywanie o termin publikacji - najszybszy sposób na spalenie relacji
- Pretensje po krytycznym materiale - kończą współpracę na lata
Efekty
Co obejmuje realizacja press touru
Press tour prowadzimy w całości: od oceny, czy jest po co jechać, przez program i logistykę, po obsługę tego, co dzieje się po powrocie.
Zapytaj o press tour- Najpierw oceniamy, czy wyjazd jest właściwą formą.
Jeśli lepsze będzie inne rozwiązanie, wskazujemy je od razu. - Koncepcja powinna jasno uzasadniać wartość całego wyjazdu.
Uczestnik musi wiedzieć, dlaczego warto poświęcić mu czas. - Dobór uczestników opieramy na rzeczywistej tematyce pracy.
Zapraszamy konkretne osoby zajmujące się danym obszarem. - Zaproszenia zawierają jasne warunki oraz najważniejsze zasady.
Potwierdzenia zbieramy z odpowiednim wyprzedzeniem. - Program układamy z zapasem czasu i miejscem na pytania.
Nie powinien być przeładowany ani rozpisany co do minuty. - Logistyka obejmuje transport, miejsce pracy oraz łącze.
Uwzględniamy także dostęp i odpowiednie warunki do zdjęć. - Rozmówców przygotowujemy do kontaktu z uczestnikami.
Dotyczy to również pracowników pokazujących proces od środka. - Materiały prasowe przekazujemy w łatwo dostępnej formie.
Są dostępne na miejscu oraz później pod jednym odnośnikiem. - Jedna osoba odpowiada za obsługę uczestników na miejscu.
Pozostaje dostępna przez cały czas trwania wydarzenia. - Po wyjeździe monitorujemy publikacje i zbieramy wnioski.
Sprawdzamy, co zadziałało i co warto poprawić następnym razem.
Porównanie
Press tour przygotowany i zorganizowany naprędce
Ten sam press tour w dwóch wariantach przygotowania.
Zakres współpracy
Press toury - warianty zakresu
Od koncepcji press touru po pełną realizację z obsługą na miejscu.
Koncepcja i program
Ocena zasadności, temat, program z podziałem czasu, dobór uczestników i przygotowanie rozmówców.
Pełna realizacja
Wszystko powyżej plus zaproszenia, logistyka, materiały prasowe, obsługa na miejscu i podsumowanie publikacji.
Wizyty indywidualne
Zamiast wyjazdu grupowego - kilka osobnych wizyt dziennikarzy. Często skuteczniejsze i tańsze.
Organizacje pozarządowe, inicjatywy społeczne i firmy wyceniamy indywidualnie.
FAQ
Press toury - najczęstsze pytania
To, o co pytają firmy przed pierwszym wyjazdem z dziennikarzami.
Czym jest press tour?
To zorganizowana wizyta grupy dziennikarzy w miejscu będącym tematem materiału: zakładzie, inwestycji, placówce albo regionie. Sens tej formy polega na dostępie do rzeczy, których nie da się przekazać w komunikacie prasowym.
Ile osób zapraszać?
Sześć do dziesięciu. Przy większej grupie nikt o nic nie dopyta, a wizyta zamienia się w oprowadzanie tłumu. Lepiej zorganizować dwa mniejsze wyjazdy niż jeden duży.
Kto pokrywa koszty?
To zależy od ustaleń i od zasad konkretnej redakcji. Część mediów pokrywa koszty samodzielnie, część przyjmuje zaproszenie z obowiązkiem oznaczenia w materiale. Warunki podajemy wprost już w zaproszeniu i nigdy nie naciskamy w tej sprawie.
Czy press tour gwarantuje publikacje?
Nie. Dziennikarz ma prawo nie napisać wcale, napisać krytycznie albo opisać rzeczy, których nie było w programie. Press tour daje dostęp do materiału, a nie wpływ na jego treść - i dobrze, bo inaczej byłby formą reklamy.
Ile trwa przygotowanie?
Zwykle cztery do sześciu tygodni: koncepcja, dobór uczestników, zaproszenia i potwierdzenia, program, logistyka i materiały. Przy wyjazdach wielodniowych i zagranicznych warto zacząć wcześniej.
Czy pokazywać rzeczy niewygodne?
Tak i to jest jedna z ważniejszych decyzji. Pokazywanie wyłącznie tego, co ładne, widać natychmiast i podważa wiarygodność całej wizyty. Otwartość na trudne pytania działa na Państwa korzyść mocniej niż wypolerowany program.
Czy dawać dziennikarzom upominki?
Odradzamy. Prezenty zamieniają wyjazd merytoryczny w problem etyczny, a wiele redakcji ich nie przyjmuje. Materiały prasowe, dane i dobre warunki do pracy są znacznie cenniejsze.
Co przygotować dla uczestników?
Materiały prasowe z danymi, zdjęcia w wysokiej jakości, kontakty do rozmówców, miejsce do pracy z prądem i stabilnym łączem oraz realny czas na zdjęcia i pytania. Dziennikarz przyjeżdża do pracy, nie na wycieczkę.
Czy można dopytywać o termin publikacji?
Lepiej nie. To najszybszy sposób na zepsucie relacji zbudowanej podczas wyjazdu. Jeśli materiał ma powstać, powstanie. Jeśli nie, dopytywanie tego nie zmieni, a zostanie zapamiętane.
Ile kosztuje organizacja?
Zależy od formy, liczby uczestników i skali logistyki: wizyta w zakładzie w jednym mieście to inna praca niż wyjazd wielodniowy. Organizacjom pozarządowym i inicjatywom społecznym przygotowujemy wycenę indywidualnie.
Czy warto zapraszać media krytyczne?
Zdecydowanie. Press tour, na który jadą wyłącznie życzliwi, jest bezwartościowy i widać to w publikacjach. Obecność mediów zadających trudne pytania uwiarygodnia całość i zwykle daje lepsze materiały.
Co zrobić, gdy materiał okaże się krytyczny?
Zareagować rzeczowo, jeśli zawiera nieścisłości, i nie mieć pretensji, jeśli jest po prostu niewygodny. Wyrzuty wobec uczestnika kończą relację na lata i szybko stają się znane w środowisku.
Czy zamiast wyjazdu grupowego można zrobić coś innego?
Tak i często to rekomendujemy. Kilka indywidualnych wizyt bywa skuteczniejszych, tańszych i wygodniejszych dla redakcji, a materiały powstałe w ich efekcie są zwykle bardziej pogłębione.
Czy pomagacie na miejscu?
Tak. Podczas press touru obecna jest osoba odpowiedzialna za przebieg: pilnuje programu, kieruje pytania do właściwych rozmówców i rozwiązuje problemy organizacyjne, zanim urosną.
Słownik
Press toury - słownik pojęć
Terminy przydatne przy organizacji wizyt dla mediów.
Press tour
Zorganizowana wizyta dziennikarzy w miejscu będącym tematem materiału.
Wizyta studyjna
Forma nastawiona na wiedzę: proces, technologia, metodyka pracy.
Wizyta indywidualna
Jeden dziennikarz zamiast grupy. Często skuteczniejsza forma.
Materiały prasowe
Komplet danych, zdjęć i kontaktów przekazywany uczestnikom.
Rozmówca
Osoba przygotowana do udzielania wypowiedzi podczas wizyty.
Czas na zdjęcia
Wydzielony fragment programu dla fotoreporterów i operatorów.
Oznaczenie materiału
Informacja w tekście o tym, kto pokrył koszty wyjazdu.
Plan awaryjny
Wariant programu na wypadek pogody, opóźnień i innych zdarzeń.
Osoba kontaktowa
Jedna osoba odpowiedzialna za przebieg i dostępna przez cały czas.
Potwierdzenie udziału
Deklaracja obecności, bez zobowiązania do napisania materiału.
Embargo
Prośba o publikację nie wcześniej niż w ustalonym terminie.
Podsumowanie publikacji
Zestawienie materiałów, które ukazały się po wizycie.
Powiązane usługi
Z czym łączą się press toury
Press tour to jedna z form kontaktu z mediami. Poniżej pozostałe.
Czas działać
Jeśli nie ma czego pokazać, nie ma po co jechać
Ale jeśli jest, żaden inny format nie da takiego materiału jak press tour. Sprawdźmy, co mogą Państwo pokazać.
Stałe wsparcie
Mogą Państwo wybrać swój poziom w walce z hejtem.
Comiesięczne wsparcie daje nam to, czego hejt nie ma - stabilność. Dzięki stałym darczyńcom działamy bez przerwy. Zapraszamy do wyboru poziomu.
Wolą Państwo własną kwotę?
Hejt potrafi w kilka dni odebrać dziecku poczucie bezpieczeństwa, dorosłemu spokój, a firmie klientów i dobre imię. Darowizny pozwalają nam reagować od razu: zabezpieczać dowody, zgłaszać treści do platform i prowadzić sprawy, zanim szkoda zdąży urosnąć.
Mogą Państwo wpisać dowolną sumę - każda złotówka to realne działania. Jednorazowo, co miesiąc albo co rok, jak wygodniej.
Płatność obsługuje Stripe. Subskrypcję można anulować w każdej chwili.
Jednorazowa zrzutka
Bez subskrypcji? Można wpłacić jednorazowo na publiczną zbiórkę - taka wpłata też trafia na Ścianę Chwały.
Wpłać na zrzutkęPrzelew na konto
Dla większych darowizn i wsparcia firmowego. Przelew można wystawić bezpośrednio na konto fundacji.
nr konta: 42 1600 1462 1783 5776 0000 0002