O szkoleniu
Po co jest to szkolenie
Symulacja pełnodniowa jest najbliższa temu, co dzieje się w prawdziwym kryzysie, bo nie ma w niej części wykładowej. Od pierwszej minuty uczestnicy pracują w sprawie, której dalszego ciągu nie znają. Zegar na ścianie pokazuje prawdziwą godzinę, a zdarzenia przychodzą w tempie, jakie narzuca scenariusz: telefon z lokalnej redakcji, nagranie mieszkańca w mediach społecznościowych, pytanie z urzędu, wpis byłego pracownika, prośba telewizji o rozmowę przed kamerą za dwadzieścia minut. Zespół decyduje z niepełną wiedzą i ponosi skutki swoich decyzji przez resztę dnia.
Za ścianą sali pracuje nasza redakcja ćwiczeniowa. Mniej więcej co godzinę publikuje na makiecie portalu nowy tekst o sprawie, zbudowany wyłącznie z tego, co uczestnicy powiedzieli, opublikowali albo przemilczeli. Jeśli firma nie odpowiada, w tekście pojawia się zdanie „do chwili publikacji firma nie odpowiedziała na nasze pytania”, a obok niego wersja kogoś, kto odpowiedział bardzo chętnie. Jeśli rzecznik i kierownik zakładu podali różne liczby, tytuł mówi o sprzecznych informacjach. Uczestnicy widzą skutek każdej decyzji na ekranie, zanim zdążą o niej zapomnieć.
Dwa razy w ciągu dnia zatrzymujemy scenariusz na stop-klatkę. Pierwsza runda nagrań to oświadczenie przed kamerą i rozmowy z ekipą telewizyjną przy wejściu do zakładu, druga to konferencja prasowa i krótkie rozmowy z dziennikarzami po jej zakończeniu. Po każdej rundzie odtwarzamy nagrania przy całej grupie i porównujemy je z tym, co w tym czasie opublikowała redakcja ćwiczeniowa. Przerwa obiadowa też jest częścią ćwiczenia: media nie mają przerwy, więc po powrocie na salę czeka wszystko, co w scenariuszu wydarzyło się przez te trzydzieści minut.
Scenariusz piszemy dla Państwa firmy, na podstawie realnych ryzyk w branży i doświadczeń z prowadzonych spraw, w tym spraw z hejtem i fałszywymi informacjami, które w kryzysie rozchodzą się najszybciej. Uczestnicy nie znają jego treści. Zna ją tylko jedna osoba po stronie zamawiającego, która pomaga nam sprawdzić, czy sytuacje są prawdopodobne i czy nie dotykają spraw, które w firmie toczą się naprawdę.
Dla kogo
Program jest przeznaczony dla zespołów, które w kryzysie mają działać razem: członków zarządu, rzecznika i osób z działu komunikacji, prawnika, osoby prowadzącej profile firmy w mediach społecznościowych oraz kierowników zakładów i oddziałów, do których jako pierwszych trafiają dziennikarze i urzędnicy. Największy sens ma wtedy, gdy uczestnicy mają za sobą przynajmniej jedno szkolenie medialne albo gdy firma ma już plan kryzysowy i chce sprawdzić, czy działa przez cały dzień, a nie tylko w pierwszej godzinie. Grupa liczy najwyżej osiem osób, bo każdy uczestnik staje przed kamerą w obu rundach.
Plan szkolenia
Plan szkolenia 8 h
- 9:00-9:1515 min
Odprawa i podział ról
Przedstawiamy zasady: scenariusz toczy się w prawdziwym czasie, uczestnicy działają tak, jak działaliby naprawdę, a każda decyzja trafia do dziennika z godziną i nazwiskiem osoby, która ją podjęła. Rozdzielamy role kierującego sztabem, rzecznika, członka zarządu, prawnika, osoby od mediów społecznościowych i kierownika zakładu. Telefony uczestników zostają włączone, bo część zdarzeń przyjdzie właśnie na nie.
- 9:15-10:0045 min
Pierwszy sygnał i pierwsza ocena
Przychodzi pierwsza wiadomość, na przykład nagranie mieszkańca pokazujące ciemną plamę na rzece poniżej zakładu, a kilka minut później dzwoni lokalna redakcja. Zespół musi ustalić, co wiadomo na pewno, kto zbiera fakty na miejscu, kto rozmawia z dziennikarzem i co firma powie w pierwszym krótkim komunikacie. Mierzymy czas od sygnału do pierwszej decyzji i do pierwszego słowa wypowiedzianego na zewnątrz.
- 10:00-10:4545 min
Pierwszy tekst w portalu i telefon na żywo
Redakcja ćwiczeniowa publikuje pierwszy tekst, a pod nagraniem mieszkańca przybywa komentarzy. Rozgłośnia regionalna prosi o rozmowę telefoniczną na żywo w porannej audycji, a urząd gminy pyta, czy mieszkańcy mogą bezpiecznie pić wodę z sieci. Sztab pisze oświadczenie i jednocześnie decyduje, kto rozmawia z radiem i co odpowiada urzędowi.
- 10:45-11:3045 min
Pierwsza runda nagrań: oświadczenie i ekipa przy wejściu
Każdy uczestnik nagrywa przed kamerą oświadczenie firmy albo jego część przypisaną do swojej roli. Potem przy wejściu do budynku czeka ekipa telewizyjna, która zatrzymuje kierownika zakładu, członka zarządu i każdego, kto akurat wychodzi, z pytaniem, czy firma truje rzekę. Każda rozmowa trwa dwie, trzy minuty i jest nagrywana.
- 11:30-12:1545 min
Stop-klatka: odtworzenie pierwszej rundy
Zatrzymujemy scenariusz. Odtwarzamy nagrania przy całej grupie i zestawiamy je z drugim tekstem redakcji ćwiczeniowej, który powstał w tym samym czasie, oraz z zapowiedzią materiału telewizyjnego złożoną z ich słów. Sprawdzamy dziennik decyzji: kto co postanowił, ile to trwało i czego zespół nie zrobił, bo nikt nie uznał tego za swoje zadanie.
- 12:15-12:4530 min
Przerwa
Trzydzieści minut przerwy, w czasie których uczestnicy nie zajmują się sprawą. Scenariusz toczy się w tym czasie dalej, tak jak toczyłby się w rzeczywistości.
- 12:45-13:3045 min
Co wydarzyło się w czasie przerwy
Po powrocie na salę czekają zaległe wiadomości: na teren zakładu weszli inspektorzy ochrony środowiska, były pracownik napisał, że o nieszczelnym zbiorniku wiedziano od tygodni, a w lokalnych grupach krąży fałszywa informacja, że woda w kranach jest skażona. Zespół musi ustalić, czy poranne oświadczenie trzeba poprawić, jak zareagować na fałszywą informację i co zabezpieczyć jako dowód.
- 13:30-14:1545 min
Przygotowanie konferencji prasowej
Burmistrz zapowiada własną konferencję na 15:00, więc firma musi wystąpić wcześniej albo zgodzić się, że jej wersję media poznają jako drugą. Sztab decyduje, kto zasiądzie przy stole, przygotowuje wystąpienie otwierające, listę pytań z odpowiedziami i podział pytań między mówiących. Równolegle trzeba wysłać krótką informację do pracowników, którzy pytają, czy jutro przychodzą do pracy.
- 14:15-15:1560 min
Druga runda nagrań: konferencja prasowa i pytania po niej
Prowadzimy nagrywaną konferencję prasową z czterema dziennikarzami, wśród których jest reporter lokalnej telewizji, dziennikarz ogólnopolskiego portalu i osoba pytająca wyłącznie o wpis byłego pracownika. Każdy uczestnik zabiera głos przy stole albo odpowiada na pytania w swojej roli. Po zakończeniu dziennikarze podchodzą do pojedynczych osób przy wyjściu z sali i te krótkie rozmowy również są nagrywane.
- 15:15-16:0045 min
Stop-klatka: odtworzenie drugiej rundy i wieczorne wydanie
Zatrzymujemy scenariusz po raz drugi. Odtwarzamy fragmenty konferencji i rozmów przy wyjściu, a potem pokazujemy wieczorny tekst redakcji ćwiczeniowej i zapowiedź materiału telewizyjnego złożoną z wypowiedzi uczestników. Porównujemy z pierwszą rundą, co poprawiło się w tempie, w spójności i w sposobie mówienia o ludziach, których sprawa dotyczy.
- 16:00-16:3030 min
Kronika dnia: decyzje i ich skutki
Układamy na jednej osi dwie historie dnia: dziennik decyzji zespołu i to, co w tym samym czasie publikowały media. Wspólnie szukamy momentów, w których jedna decyzja podjęta kwadrans wcześniej zmieniłaby treść tekstu, i zapisujemy luki w procedurach, które wymagają poprawy.
- 16:30-17:0030 min
Indywidualne wnioski na piśmie
Każdy uczestnik dostaje pisemne wnioski: jak wypełniał swoją rolę, jak wypadł w obu rundach nagrań i na co zwrócić uwagę w prawdziwym kryzysie. Wnioski odnoszą się do konkretnych godzin z dziennika decyzji i konkretnych minut nagrań.
Godziny są przykładowe. Kolejność bloków i proporcje dopasowujemy do wieku uczestników, planu lekcji i sytuacji w placówce, zachowując pełny czas szkolenia.
Ćwiczenia
Co uczestnicy robią na zajęciach
Dziennik decyzji
Przez cały dzień jedna osoba z naszego zespołu prowadzi dziennik: o której godzinie przyszła każda informacja, kto ją odebrał, komu przekazał i jaką decyzję podjęto. Uczestnicy nie widzą go aż do końca scenariusza. Na koniec zestawiamy go z tym, co publikowały media, i widać, gdzie zespół czekał na zgodę, gdzie dwie osoby zrobiły to samo, a gdzie nikt nie zrobił nic. Zostaje wzór dziennika, który można prowadzić w prawdziwym kryzysie.
Redakcja za ścianą
Nasi dziennikarze pracują w sąsiednim pomieszczeniu i piszą teksty wyłącznie na podstawie tego, co uczestnicy powiedzieli, opublikowali albo czego nie zrobili. Każdy tekst pojawia się na ekranie w sali w chwili publikacji, razem z liczbą wyświetleń i komentarzami. Uczestnicy przekonują się, że milczenie też jest wypowiedzią, a różne liczby podane przez dwie osoby stają się tytułem szybciej niż samo zdarzenie. Teksty z całego dnia zostają w materiałach jako zapis tego, jak sprawa wyglądała z zewnątrz.
Fałszywa wiadomość o wodzie
W lokalnych grupach pojawia się wpis z rzekomym komunikatem sanepidu o skażeniu wody w kranach, a mieszkańcy zaczynają wykupywać wodę butelkowaną. Firma nie jest autorem tej informacji, ale to jej sprawa ją napędza. Zespół musi zdecydować, czy prostować sam, czy razem z gminą i sanepidem, w jakim kanale i jakimi słowami, a także zgłosić fałszywy wpis do platformy i zabezpieczyć go jako dowód. Ćwiczenie pokazuje, jak w kryzysie fałszywa informacja może urosnąć bardziej niż samo zdarzenie.
Konferencja przed burmistrzem
Zespół wie, że o 15:00 swoją konferencję zwołuje burmistrz, i ma czterdzieści pięć minut, żeby przygotować wcześniejsze wystąpienie firmy. Trzeba wybrać, kto mówi, napisać otwarcie na dwie minuty, przewidzieć pytania i ustalić, kto odpowiada na które. Najwięcej uczy moment, w którym okazuje się, że dwie osoby przy stole mają inne wersje tej samej informacji. Zostaje szablon przygotowania konferencji w trybie pilnym.
Efekty
Co uczestnicy potrafią po szkoleniu
Podejmuje decyzje przy niepełnej wiedzy
Ustala, co wiadomo na pewno, decyduje w czasie liczonym w minutach i zapisuje, na jakiej podstawie podjął decyzję.
Pełni swoją rolę w sztabie
Wie, za co odpowiada w zespole kryzysowym, nie przejmuje zadań innych i nie zostawia swoich bez właściciela.
Mówi przed kamerą w trakcie kryzysu
Wygłasza oświadczenie i odpowiada ekipie telewizyjnej spokojnie, także wtedy, gdy pytanie zawiera najcięższy zarzut.
Prowadzi konferencję w trybie pilnym
Przygotowuje wystąpienie i podział pytań w krótkim czasie i dba o to, żeby wszyscy przy stole mówili to samo.
Poprawia własny komunikat
Gdy pojawiają się nowe fakty, uczciwie aktualizuje wcześniejszą wypowiedź, zamiast jej bronić.
Reaguje na fałszywe informacje
Rozpoznaje fałszywą treść napędzaną przez kryzys, prostuje ją we właściwym kanale, zgłasza i zabezpiecza jako dowód.
Widzi sprawę oczami mediów
Przewiduje, jak decyzja albo jej brak zostaną opisane w najbliższym tekście, i bierze to pod uwagę, zanim zdecyduje.
Co zostaje po szkoleniu
Po symulacji w firmie zostają nagrania obu rund, czyli oświadczeń, rozmów z ekipą telewizyjną, konferencji prasowej i rozmów przy wyjściu, a także wszystkie teksty redakcji ćwiczeniowej z całego dnia. Każdy uczestnik dostaje indywidualne wnioski na piśmie. Firma otrzymuje kronikę dnia, czyli dziennik decyzji zestawiony z tym, co publikowały media, listę luk w procedurach uszeregowaną według wagi, wzór dziennika decyzji do prowadzenia w prawdziwym kryzysie, szablon przygotowania konferencji w trybie pilnym oraz oświadczenia napisane w trakcie dnia z uwagami do każdego z nich.
Ceny
Ile kosztuje i kto może zamówić
Każdy program to pełny dzień pracy przed kamerą. Ceny są takie same dla wszystkich 30 programów.
Firma
Zarząd, rzecznik, eksperci, kierownicy oddziałów.
| Dzień u klienta, 8 h, do 8 osób, sprzęt do nagrań i dojazd w cenie | 24 000 zł |
| Dzień online, 8 h, do 6 osób | 16 000 zł |
| Tryb kameralny dla zarządu, do 4 osób | 36 000 zł |
| Program roczny: 4 dni szkoleniowe, 2 symulacje bez zapowiedzi, gotowość telefoniczna | 96 000 zł |
Ceny netto, do każdej dolicza się podatek VAT. Pełny cennik: Cennik dla firm.
Instytucja
Urzędy, spółki komunalne, uczelnie, placówki publiczne.
| Ten sam program i te same formaty | jak dla firm |
| Program dla kilku jednostek lub grupy kapitałowej | wycena indywidualna |
Tryb zamówienia i warunki ustalamy z instytucją przed terminem.
Organizacja
Przygotowanie i warunki
Przed symulacją prosimy o wskazanie jednej osoby, która pozna scenariusz i pomoże nam sprawdzić jego realność, a także o plan kryzysowy, jeśli firma go ma, listę kontaktów używaną w kryzysie i informacje o zakładach, oddziałach i najważniejszych ryzykach w branży. Na miejscu potrzebujemy sali dla sztabu z ekranem, osobnego pomieszczenia dla naszej redakcji ćwiczeniowej i miejsca przy wejściu do budynku na nagrania z ekipą telewizyjną. Recepcję i ochronę warto uprzedzić o ćwiczeniu.
Płatność
Zaliczka 50% przy zleceniu, reszta po szkoleniu. Kwotę końcową z zakresem i terminem podajemy na piśmie.
Dojazd i sprzęt
W formacie u klienta dojazd na terenie kraju i sprzęt do nagrań są w cenie. Nagrania z symulacji zostają u Państwa.
Wielkość grupy
Do 8 osób w dniu u klienta, do 6 osób online, do 4 osób w trybie kameralnym. Każdy uczestnik staje przed kamerą.
Poufność
Nie omawiamy publicznie przebiegu szkoleń ani nagrań. Indywidualne wnioski trafiają tylko do osób, które Państwo wskażą.
Uczciwie
Czego to szkolenie nie daje
Symulacja nie odtworzy wszystkiego, co może się wydarzyć w prawdziwym kryzysie. Scenariusz jest prawdopodobny, ale wymyślony, a uczestnicy wiedzą, że po siedemnastej wrócą do zwykłej pracy, więc stres jest mniejszy niż przy sprawie, od której naprawdę zależy przyszłość firmy. Nie piszemy też planu kryzysowego od nowa i nie oceniamy ludzi, tylko decyzje. Szkolenie podnosi kwalifikacje zespołu i pozwala szybciej rozpoznać miejsca, w których reakcja się zatrzymuje, ale każdy kryzys toczy się inaczej i przynosi zdarzenia, których nikt nie przewidział. Działania pod presją uczy się przez cały czas, dlatego symulację warto powtarzać, najlepiej bez zapowiedzi.
Pytania
Pytania przed zamówieniem
Czy uczestnicy znają scenariusz przed symulacją?
Nie. Zna go tylko jedna osoba po stronie firmy, zwykle członek zarządu albo szef komunikacji, która nie bierze udziału w symulacji jako uczestnik. Pomaga nam sprawdzić, czy sytuacje są prawdopodobne, i pilnuje, żeby scenariusz nie dotykał spraw, które w firmie toczą się naprawdę. Pozostali dowiadują się o zdarzeniach w chwili, w której przychodzą, tak jak w prawdziwym kryzysie.
Czym ta symulacja różni się od symulacji w szkoleniach kryzysowych?
Symulacja w szkoleniach kryzysowych skupia się na procedurze i pracy sztabu. Ten program kładzie nacisk na kontakt z mediami: trwa pełne osiem godzin, ma dwie rundy nagrań przed kamerą z odtworzeniem przy grupie, a obok sali pracuje redakcja ćwiczeniowa, która na bieżąco opisuje sprawę. Uczestnicy ćwiczą więc nie tylko decyzje, ale też to, jak te decyzje brzmią w ustach rzecznika, zarządu i kierownika zakładu.
Czy ktoś spoza firmy dowie się o ćwiczeniu?
Tylko osoby, które firma sama uprzedzi, na przykład recepcja i ochrona. Wszystkie teksty, wpisy i komentarze publikujemy na zamkniętych makietach wyświetlanych w sali, a telefony od dziennikarzy i urzędników wykonują nasi prowadzący. Ekipa telewizyjna przy wejściu to również nasz zespół. Nagrania i materiały zostają w firmie i nie wykorzystujemy ich w żaden inny sposób.
Czy możemy wybrać rodzaj kryzysu?
Tak, i zwykle ustalamy go razem. Scenariusz opieramy na ryzykach, które w Państwa branży są realne: awarii w zakładzie, wycieku danych, wycofaniu produktu, zarzutach wobec kadry albo fałszywych informacjach o firmie. Konkretny przebieg i zwroty akcji pozostają jednak niespodzianką dla uczestników, bo właśnie z nich wynikają najważniejsze wnioski. Przykład z rzeką opisany na tej stronie pokazuje tylko, jak taki dzień może wyglądać.
Co, jeśli zespół w trakcie symulacji straci panowanie nad sprawą?
Wtedy symulacja spełnia swoje zadanie, bo lepiej, żeby stało się to na sali niż w prawdziwej sprawie. Nie przerywamy scenariusza przy pierwszym błędzie, ale stop-klatki po każdej rundzie nagrań pozwalają zatrzymać się, zobaczyć, co się stało, i wrócić do sprawy z poprawkami. Oceniamy decyzje, a nie ludzi, i mówimy to na początku dnia.
Jak często powtarzać taką symulację?
Umiejętności z symulacji zanikają, jeśli się ich nie używa, a zespoły się zmieniają. Przy zarządach i zespołach komunikacji dobrym rytmem jest powtórka raz na kilka miesięcy, z innym scenariuszem i najlepiej bez zapowiedzi terminu. Druga symulacja pokazuje, które wnioski z pierwszej weszły do codziennej pracy, a które pozostały na papierze.