O szkoleniu
Po co jest to szkolenie
Nowy rzecznik najczęściej popełnia pierwszy błąd, zanim zacznie się jakikolwiek wywiad. Odbiera telefon od dziennikarza w przerwie między spotkaniami i z grzeczności odpowiada na pierwsze pytanie. Kilka zdań powiedzianych do słuchawki trafia potem do tekstu jako stanowisko firmy, choć nikt ich nie przygotował ani nie zatwierdził. Dlatego program zaczynamy od pierwszego kontaktu, a nie od kamery: od tego, jak przyjąć zapytanie, o co dopytać i jak umówić rozmowę w terminie, który daje czas na przygotowanie.
W ciągu dnia każdy uczestnik dwa razy siada przed kamerą. Pierwsza rozmowa odbywa się wcześnie i bez przygotowania, bo tylko wtedy widać naturalne reakcje: czy ktoś mówi za dużo, czy zgaduje, czy przy trudnym pytaniu ucieka wzrokiem. Druga rozmowa przychodzi po kilku godzinach pracy nad przygotowaniem i porządkiem wypowiedzi. Oba nagrania odtwarzamy przy grupie, a różnica między nimi jest dla uczestników najmocniejszym dowodem, że tej pracy da się nauczyć.
Pytania do symulacji układamy na podstawie tego, co dzieje się w Państwa firmie i jak firma wygląda w sieci: w artykułach, wynikach wyszukiwania, opiniach i komentarzach. Przed szkoleniem prosimy o krótką informację o bieżących tematach, a w trakcie dnia prowadzący wciela się w dziennikarza lokalnego portalu, gazety branżowej i regionalnej telewizji. Korzystamy przy tym z doświadczeń ze spraw, które prowadzimy, także takich, w których jedna nieprzemyślana wypowiedź przez długi czas wracała w wynikach wyszukiwania i komentarzach pod kolejnymi tekstami.
Osobny blok poświęcamy temu, co dzieje się po rozmowie: jak poprosić o autoryzację dosłownie cytowanej wypowiedzi, co ona obejmuje, a czego nie, oraz kiedy przysługuje sprostowanie. Dzień kończą indywidualne wnioski na piśmie dla każdej osoby, z odniesieniem do konkretnych minut nagrania. Szkolenie trwa osiem godzin z półgodzinną przerwą, a w grupie jest najwyżej osiem osób, żeby każda zdążyła stanąć przed kamerą dwa razy i zobaczyć oba swoje nagrania.
Dla kogo
Szkolenie jest przeznaczone dla osoby, która właśnie została rzecznikiem albo ma nim zostać, oraz dla jej zastępcy, bo w praktyce to zastępca odbiera telefon, gdy rzecznik jest na urlopie. Sprawdza się także u kierowników oddziałów i zakładów, którzy będą występować w mediach lokalnych, oraz u pracowników sekretariatu, przez których przechodzą pierwsze połączenia z redakcji. Największy sens ma przed pierwszym realnym wystąpieniem: zaraz po powołaniu rzecznika, przed otwarciem nowej siedziby, ogłoszeniem inwestycji albo przed okresem, w którym firma zwykle pojawia się w lokalnych wiadomościach.
Plan szkolenia
Plan szkolenia 8 h
- 9:00-9:4040 min
Co redakcja już wie o firmie
Zaczynamy od przeglądu tego, co dziennikarz zobaczy, zanim zadzwoni: wyników wyszukiwania, ostatnich publikacji, opinii i komentarzy o firmie. Na tej podstawie spisujemy z uczestnikami tematy, o które realnie może zapytać redakcja w najbliższych miesiącach. Ta lista jest materiałem do wszystkich symulacji dnia.
- 9:40-10:1030 min
Pierwszy telefon z redakcji
Prowadzący dzwoni do każdego uczestnika jako dziennikarz lokalnego portalu i pyta o jeden z tematów z listy. Połączenia nagrywamy dźwiękowo, za zgodą uczestników. Po odsłuchu sprawdzamy, kto ustalił warunki rozmowy, a kto od razu zaczął odpowiadać.
- 10:10-11:0050 min
Pierwsza runda przed kamerą
Każda osoba udziela krótkiego wywiadu o firmie, bez przygotowania i bez wskazówek. Pytania są proste, ale padają szybko i nie zawsze w oczekiwanej kolejności. Nagranie zostaje jako punkt odniesienia do porównania pod koniec dnia.
- 11:00-11:4040 min
Odtworzenie pierwszej rundy
Oglądamy nagrania przy całej grupie i zatrzymujemy je w miejscach, które warto omówić. Przy każdej osobie wskazujemy dwie lub trzy rzeczy do zmiany, bez oceniania całego wystąpienia. Uczestnicy zapisują je na swojej karcie, żeby wrócić do nich po południu.
- 11:40-12:3050 min
Zanim padnie zgoda na rozmowę
Ćwiczymy pytania, które rzecznik zadaje dziennikarzowi: z jakiej redakcji dzwoni, czego dotyczy materiał, w jakiej formie i kiedy ma się ukazać, kto jeszcze się wypowiada. Uczestnicy w parach umawiają oddzwonienie na konkretną godzinę. Ustalamy też, co powiedzieć recepcji i sekretariatowi, żeby połączenie trafiało do właściwej osoby.
- 12:30-13:0030 min
Przerwa
Półgodzinna przerwa na posiłek. W tym czasie prowadzący układają pytania do drugiej rundy na podstawie porannych nagrań.
- 13:00-14:0060 min
Trzy zdania i uczciwe „nie wiem”
Każdy uczestnik przygotowuje trzy zdania o firmie, które mają paść niezależnie od przebiegu rozmowy. Ćwiczymy odpowiedź na pytanie, na które rzecznik nie zna jeszcze odpowiedzi: co wiadomo, czego nie wiadomo i kiedy będzie więcej. Ustalamy też, czego rzecznik nie mówi wcale, na przykład danych osobowych pracowników i klientów albo przypuszczeń.
- 14:00-15:1575 min
Druga runda przed kamerą
Uczestnicy udzielają dłuższego wywiadu, tym razem po przygotowaniu i na trudniejszych pytaniach, w tym o negatywne komentarze o firmie w sieci. Rozmowa jest umówiona tak, jak rano ćwiczyliśmy to przez telefon, więc rzecznik zna temat i formę. Każdą rozmowę nagrywamy w całości.
- 15:15-16:0550 min
Odtworzenie i porównanie obu rund
Odtwarzamy nagrania z drugiej rundy, a obok nich fragmenty z rana, żeby różnica była widoczna dla całej sali. Omawiamy konkretne minuty: gdzie padły przygotowane zdania, gdzie uczestnik zgadywał, a gdzie rzeczowo i bez nerwów odmówił odpowiedzi. Grupa dopisuje własne spostrzeżenia do kart.
- 16:05-16:3025 min
Po wywiadzie: autoryzacja i sprostowanie
Pokazujemy, jak poprosić o autoryzację dosłownie cytowanej wypowiedzi, której można żądać na podstawie art. 14a Prawa prasowego, i czego autoryzacja nie obejmuje, na przykład tytułu i komentarza autora. Omawiamy sprostowanie z art. 31a, które odnosi się do faktów, a nie do ocen. Na koniec uczestnicy zakładają rejestr kontaktów z mediami.
- 16:30-17:0030 min
Indywidualne wnioski
Każdy uczestnik dostaje na piśmie wnioski ze swoich nagrań: co już robi dobrze, co poprawić przed pierwszym wywiadem i na co uważać przy telefonie z redakcji. Wnioski odnoszą się do konkretnych momentów nagrania i omawiamy je krótko z każdą osobą.
Godziny są przykładowe. Kolejność bloków i proporcje dopasowujemy do wieku uczestników, planu lekcji i sytuacji w placówce, zachowując pełny czas szkolenia.
Ćwiczenia
Co uczestnicy robią na zajęciach
Telefon bez zapowiedzi
Prowadzący dzwoni na telefon uczestnika jako dziennikarz regionalnego portalu i pyta o temat, który naprawdę może trafić do lokalnych wiadomości, na przykład o przestój zakładu albo zmianę godzin otwarcia. Zadanie nie polega na odpowiedzi, tylko na przyjęciu zapytania: trzeba zebrać informacje, umówić termin oddzwonienia i niczego nie przesądzić. Rozmowę odsłuchujemy przy grupie. Zostaje lista pytań kontrolnych, którą każdy zapisuje w swoim telefonie.
Karta zapytania
Na podstawie nagranych połączeń uczestnicy wypełniają kartę zapytania: redakcja, nazwisko dziennikarza, temat, forma materiału, termin publikacji i lista innych rozmówców. Szybko okazuje się, których informacji brakuje, bo nikt o nie nie zapytał. Kartę dopracowujemy wspólnie i zostawiamy firmie jako wzór do codziennego użytku.
Wywiad rano i po południu
Ten sam uczestnik odpowiada przed kamerą na podobne pytania dwa razy: rano bez przygotowania, po południu po pracy nad warunkami rozmowy i trzema zdaniami o firmie. Nagrania oglądamy jedno po drugim, przy całej grupie. Ćwiczenie pokazuje najwyraźniej, ile zmienia samo przygotowanie, nawet u osoby bez żadnego doświadczenia medialnego.
Pytanie, na które nie znamy odpowiedzi
Prowadzący pyta o dane, których uczestnik w tej chwili nie ma, na przykład o liczbę reklamacji z ostatniego kwartału albo o koszt planowanej przebudowy. Uczestnik ćwiczy odpowiedź złożoną z trzech części: co wiadomo, czego jeszcze nie wiadomo i kiedy redakcja dostanie uzupełnienie. Grupa sprawdza, czy odpowiedź brzmi rzeczowo i czy nie ma w niej zgadywania.
Efekty
Co uczestnicy potrafią po szkoleniu
Przyjmuje zapytanie z redakcji
Odbiera telefon od dziennikarza, zbiera najważniejsze informacje o materiale i umawia rozmowę w terminie, który daje czas na przygotowanie.
Dotrzymuje terminu oddzwonienia
Rozumie, że odpowiedź obiecana na konkretną godzinę buduje wiarygodność rzecznika, i potrafi wyznaczyć taki termin realnie.
Przygotowuje trzy zdania o firmie
Przed każdą rozmową układa krótkie, zrozumiałe zdania, które mają paść niezależnie od pytań dziennikarza.
Mówi „nie wiem” bez uniku
Przyznaje brak informacji rzeczowo, wskazuje, kiedy będzie uzupełnienie, i nie zgaduje.
Zna granice wypowiedzi
Nie podaje danych osobowych pracowników i klientów, nie spekuluje i nie zabiera głosu w sprawach, których firma jeszcze nie zatwierdziła.
Korzysta z autoryzacji i sprostowania
Wie, jak poprosić o autoryzację dosłownie cytowanej wypowiedzi i kiedy firmie przysługuje sprostowanie nieprawdziwej lub nieścisłej wiadomości.
Prowadzi rejestr kontaktów z mediami
Zapisuje każde zapytanie i każde ustalenie, dzięki czemu firma wie, kto, kiedy i o co pytał.
Co zostaje po szkoleniu
Po szkoleniu w firmie zostaje komplet narzędzi na pierwsze miesiące pracy rzecznika: wzór karty zapytania medialnego, lista pytań kontrolnych przy telefonie z redakcji, krótka instrukcja dla sekretariatu i recepcji, jak przekazywać takie połączenia, oraz wzór rejestru kontaktów z mediami. Każdy uczestnik dostaje nagrania obu swoich rund, własne trzy zdania o firmie w wersji do dalszej pracy i indywidualne wnioski na piśmie. Nagrania zostają wyłącznie u Państwa i nie wykorzystujemy ich w żaden inny sposób.
Ceny
Ile kosztuje i kto może zamówić
Każdy program to pełny dzień pracy przed kamerą. Ceny są takie same dla wszystkich 30 programów.
Firma
Zarząd, rzecznik, eksperci, kierownicy oddziałów.
| Dzień u klienta, 8 h, do 8 osób, sprzęt do nagrań i dojazd w cenie | 24 000 zł |
| Dzień online, 8 h, do 6 osób | 16 000 zł |
| Tryb kameralny dla zarządu, do 4 osób | 36 000 zł |
| Program roczny: 4 dni szkoleniowe, 2 symulacje bez zapowiedzi, gotowość telefoniczna | 96 000 zł |
Ceny netto, do każdej dolicza się podatek VAT. Pełny cennik: Cennik dla firm.
Instytucja
Urzędy, spółki komunalne, uczelnie, placówki publiczne.
| Ten sam program i te same formaty | jak dla firm |
| Program dla kilku jednostek lub grupy kapitałowej | wycena indywidualna |
Tryb zamówienia i warunki ustalamy z instytucją przed terminem.
Organizacja
Przygotowanie i warunki
Przed szkoleniem prosimy o listę tematów, które mogą zainteresować media, oraz o odnośniki do publikacji o firmie z ostatnich miesięcy. Potrzebujemy numerów telefonów uczestników do ćwiczenia z pierwszym telefonem, przekazanych za ich zgodą, oraz informacji, kto w firmie zatwierdza wypowiedzi. Sala powinna pomieścić stanowisko z kamerą i dwa krzesła ustawione naprzeciw siebie. Zgody uczestników na nagrywanie zbieramy na początku dnia.
Płatność
Zaliczka 50% przy zleceniu, reszta po szkoleniu. Kwotę końcową z zakresem i terminem podajemy na piśmie.
Dojazd i sprzęt
W formacie u klienta dojazd na terenie kraju i sprzęt do nagrań są w cenie. Nagrania z symulacji zostają u Państwa.
Wielkość grupy
Do 8 osób w dniu u klienta, do 6 osób online, do 4 osób w trybie kameralnym. Każdy uczestnik staje przed kamerą.
Poufność
Nie omawiamy publicznie przebiegu szkoleń ani nagrań. Indywidualne wnioski trafiają tylko do osób, które Państwo wskażą.
Uczciwie
Czego to szkolenie nie daje
Jeden dzień nie zastąpi doświadczenia, które rzecznik zdobywa przy kolejnych rozmowach, i nie sprawi, że każda pierwsza publikacja ułoży się po myśli firmy. Szkolenie nie daje też wpływu na kształt tekstu ani tytuł, bo te pozostają decyzją redakcji. Nie jest obsługą trwającego kryzysu: jeśli sprawa już jest w mediach, potrzebne jest przygotowanie konkretnej wypowiedzi, a nie warsztat. Mówimy też uczciwie, że szkolenie podnosi kwalifikacje i pomaga szybciej rozpoznać, z jaką rozmową rzecznik ma do czynienia, ale każda redakcja i każdy temat są inne, a tej pracy uczy się cały czas, także po latach w zawodzie.
Pytania
Pytania przed zamówieniem
Nasz nowy rzecznik nigdy nie rozmawiał z dziennikarzem. Czy kamera w pierwszej godzinie nie zniechęci go na starcie?
Pierwsza runda jest krótka, prowadzona życzliwie i nikt nie ocenia jej jako całości. Wskazujemy dwie lub trzy rzeczy do zmiany, a nie listę błędów. Osoby bez doświadczenia zwykle zyskują na tym dniu najwięcej, bo nie mają jeszcze utrwalonych nawyków. Zniechęca raczej pierwszy prawdziwy wywiad bez przygotowania niż próba na sali.
Czy program obejmuje kontakty z lokalnymi portalami i prasą, czy tylko z telewizją?
Obejmuje wszystkie te formy, bo nowy rzecznik najczęściej zaczyna od telefonu z lokalnego portalu albo maila z prośbą o komentarz. Ćwiczymy rozmowę telefoniczną, odpowiedź na pytania przesłane na piśmie i wywiad przed kamerą. Szczegółowo każdym z tych formatów zajmują się osobne programy z katalogu, do których można przejść w kolejnym kroku.
Czy po jednym dniu rzecznik będzie mógł samodzielnie udzielać wywiadów?
Będzie przygotowany do pierwszych prostych rozmów i do tego, żeby nie popełnić typowych błędów na starcie. Samodzielność przychodzi z kolejnymi rozmowami i dobrze, jeśli przez pierwsze miesiące ktoś w firmie przegląda jego wypowiedzi przed wysłaniem. W indywidualnych wnioskach wskazujemy, nad czym pracować w pierwszej kolejności.
Kto w firmie powinien zatwierdzać wypowiedzi rzecznika?
To decyzja firmy, ale w trakcie dnia pomagamy ją ułożyć: kto zatwierdza zwykłe wypowiedzi, kto sprawy trudne i jak szybko musi to nastąpić, żeby rzecznik zdążył oddzwonić w obiecanym terminie. Zasady spisujemy w krótkiej formie. Bez nich nawet dobrze przygotowany rzecznik czeka godzinami na zgodę, a redakcja publikuje tekst bez stanowiska firmy.
Czy warto przeszkolić jednocześnie rzecznika i jego zastępcę?
Tak i zwykle to zalecamy. Zastępca odbiera telefony podczas urlopu lub choroby rzecznika i powinien działać według tych samych zasad. Na sali mieści się do ośmiu osób, więc obok nich można zaprosić kierowników oddziałów albo pracowników sekretariatu, przez których przechodzą połączenia z redakcji.
Czy podczas szkolenia oceniacie, czy dana osoba nadaje się na rzecznika?
Nie wystawiamy ocen przydatności i nie przekazujemy zarządowi rankingu uczestników. Indywidualne wnioski trafiają do osoby, której dotyczą, i opisują konkretne zachowania z nagrania oraz to, co warto poprawić. Jeśli firma chce szerszej informacji o gotowości zespołu, ustalamy to przed szkoleniem i mówimy o tym uczestnikom na początku dnia.