O szkoleniu
Po co jest to szkolenie
Konferencja prasowa w trudnej sprawie rządzi się innymi prawami niż wywiad. Przy stole siedzi kilka osób, w sali jest kilkanaście redakcji, pytania padają z różnych stron, a każda osoba na podium jest nagrywana także wtedy, gdy mówi ktoś inny. Często zdarza się też, że firma zwołuje konferencję w sprawie nowej inwestycji albo wyników, a sala od pierwszego pytania wraca do jednego tematu: wypadku, zwolnień, zarzutów wobec kogoś z kadry. Przygotowana prezentacja przestaje mieć znaczenie po kilku minutach.
Najwięcej problemów nie bierze się z pojedynczej złej odpowiedzi, tylko ze współpracy przy stole. Prezes mówi jedno, ekspert dopowiada coś, co brzmi jak sprzeczność, a prawnik siedzący obok kręci głową. Ktoś, kto nie miał zabierać głosu, dostaje pytanie wprost i odpowiada, bo milczenie wydaje mu się niezręczne. Moderator nie wie, czy udzielić głosu dziennikarzowi, który pyta po raz trzeci. W gotowym materiale zostają właśnie te chwile, bo dobrze pokazują zamieszanie.
Na szkoleniu dzielimy grupę na dwa zespoły. Jeden prowadzi konferencję, drugi wciela się w dziennikarzy, wspierany przez naszego prowadzącego, który zadaje najtrudniejsze pytania i dba o to, żeby sala zachowywała się jak prawdziwa. Potem zespoły zamieniają się miejscami. Nagrywamy dwiema kamerami, jedną skierowaną na stół, drugą na salę, bo dopiero zestawienie obu ujęć pokazuje, co widzieli dziennikarze, gdy odpowiadał ktoś inny.
W ciągu dnia ćwiczymy oświadczenie otwierające, ogłaszanie zasad sali, podział pytań między osoby przy stole, sytuacje wyjątkowe, takie jak pytanie potrójne albo okrzyk z końca sali, oraz zakończenie konferencji i wyjście z budynku. Druga konferencja jest trudniejsza od pierwszej: w jej trakcie pojawia się nowa informacja, na którą zespół musi zareagować na bieżąco, bez przerwy na naradę.
Dla kogo
Szkolenie jest przeznaczone dla osób, które mogą zasiąść przy stole konferencyjnym w imieniu firmy lub instytucji: prezesów, członków zarządu, rzeczników, dyrektorów zakładów i ekspertów technicznych, a także dla osób odpowiedzialnych za prowadzenie konferencji. Największy sens ma przed wydarzeniem, które może przyciągnąć trudne pytania, na przykład przed ogłoszeniem decyzji ważnej dla lokalnej społeczności, po wypadku albo w trakcie sporu z mieszkańcami lub pracownikami. Najlepiej, gdy na sali są dokładnie te osoby, które później usiądą razem przy stole.
Plan szkolenia
Plan szkolenia 8 h
- 9:00-9:3030 min
Sprawa, która przejmie salę
Wybieramy scenariusz oparty na realnym ryzyku firmy: konferencję zwołaną w jednej sprawie, na której sala pyta o zupełnie inną. Spisujemy pytania, które padną na pewno, i te, które mogą paść. Dzielimy grupę na dwa zespoły i przydzielamy pierwsze role przy stole.
- 9:30-10:3060 min
Pierwsza konferencja, dwa zespoły po kolei
Każdy zespół prowadzi dwudziestominutową konferencję przed salą złożoną z drugiego zespołu i naszego prowadzącego. Nie dajemy wcześniej wskazówek co do podziału pytań ani zasad sali. Nagrywamy stół i salę dwiema kamerami.
- 10:30-11:1040 min
Odtworzenie z dwóch ujęć
Oglądamy przy grupie nagrania z obu kamer jednocześnie. Zwracamy uwagę na twarze osób, które w danej chwili nie mówią, na sprzeczności między odpowiedziami i na momenty, w których moderator stracił panowanie nad kolejnością pytań.
- 11:10-12:0050 min
Oświadczenie otwierające i zasady sali
Każdy zespół pisze trzyminutowe oświadczenie, które od pierwszych zdań mówi o sprawie, o którą sala i tak zapyta. Ćwiczymy ogłaszanie zasad: czas trwania, jedno pytanie z jednym dopytaniem, przedstawianie się z nazwą redakcji. Oświadczenia czytamy na głos i skracamy.
- 12:00-12:3030 min
Przerwa
Trzydzieści minut przerwy. W tym czasie przestawiamy salę do drugiej części dnia.
- 12:30-13:1545 min
Kto odpowiada na które pytanie
Ustalamy podział tematów między osoby przy stole i proste sygnały, którymi przekazuje się pytanie dalej. Ćwiczymy sytuację, w której pytanie trafia do osoby, która nie miała mówić, oraz uzupełnianie współmówcy bez wrażenia sporu. Omawiamy też miejsce prawnika: w sali, ale niekoniecznie przy mikrofonie.
- 13:15-13:5540 min
Pytanie potrójne, okrzyk z sali, osoba poszkodowana
Pracujemy na sytuacjach, które rozbijają rytm: pięć pytań w jednym, kilka głosów naraz, okrzyk z końca sali, obecność osoby, której sprawa dotyczy bezpośrednio. Moderator ćwiczy przywracanie porządku, a mówcy uczą się wybierać, na co odpowiedzieć najpierw, i mówić o tym otwarcie.
- 13:55-14:2025 min
Zakończenie i wyjście z budynku
Uczymy zapowiadać koniec, wskazywać, gdzie i kiedy pojawi się kolejna informacja, i wychodzić z sali spokojnie. Ćwiczymy też kilka metrów po konferencji, gdy dziennikarze podchodzą do mówców przy drzwiach i zadają pytania już poza oficjalną częścią.
- 14:20-15:3070 min
Druga konferencja z nową informacją
Zespoły znów prowadzą konferencje po kolei, tym razem dłuższe i z zakłóceniem: w trakcie pojawia się nowy wpis, dokument albo pytanie o sprawę, o której przy stole nikt jeszcze nie wiedział. Konferencję traktujemy tak, jakby była transmitowana w internecie, więc liczy się każda sekunda, także szepty przy włączonych mikrofonach.
- 15:30-16:2050 min
Dwie konferencje obok siebie
Zestawiamy fragmenty z pierwszej i drugiej konferencji każdego zespołu: otwarcie, przekazywanie pytań, najtrudniejsze pytanie i zakończenie. Wskazujemy, co zmieniło się w pracy zespołu i kto przy stole wciąż potrzebuje ćwiczenia.
- 16:20-17:0040 min
Wnioski indywidualne i scenariusz konferencji
Każdy uczestnik otrzymuje pisemne wnioski dotyczące jego roli przy stole lub w prowadzeniu sali. Wspólnie zamykamy scenariusz konferencji dla firmy: kto siedzi przy stole, kto prowadzi, jakie są zasady i jak wygląda wyjście.
Godziny są przykładowe. Kolejność bloków i proporcje dopasowujemy do wieku uczestników, planu lekcji i sytuacji w placówce, zachowując pełny czas szkolenia.
Ćwiczenia
Co uczestnicy robią na zajęciach
Zamiana stron sali
Zespół, który rano siedział przy stole, po południu zadaje pytania drugiemu zespołowi, korzystając z kart pytań przygotowanych przez nas i z własnych obserwacji z poranka. Uczestnicy szybko orientują się, które odpowiedzi zachęcają do dopytania, bo sami mają na nie ochotę. Ta zmiana perspektywy zostaje w pamięci dłużej niż niejedna uwaga prowadzącego.
Oświadczenie w trzech minutach
Zespół ma piętnaście minut na napisanie oświadczenia otwierającego, które najpierw mówi o sprawie budzącej emocje, a dopiero potem o temacie konferencji. Oświadczenie czyta osoba wskazana przez zespół, a my mierzymy czas i zaznaczamy zdania, które sala mogłaby wykorzystać przeciwko firmie. Wersja poprawiona trafia do scenariusza konferencji.
Pytanie do osoby z boku
Dziennikarz celowo zwraca się do osoby przy stole, która nie miała zabierać głosu, na przykład do dyrektora zakładu lub eksperta technicznego. Ćwiczymy krótką odpowiedź w zakresie własnej wiedzy albo spokojne przekazanie pytania właściwej osobie, bez wrażenia, że ktoś coś ukrywa. Na nagraniu z kamery skierowanej na stół sprawdzamy, jak w tym czasie zachowały się pozostałe osoby.
Sprzeczność przy stole
Przed rundą jedna osoba przy stole dostaje od nas informację, której nie mają pozostali, i odpowiada na jej podstawie. Reszta zespołu musi zauważyć rozbieżność i doprowadzić do jednej wersji tak, żeby sala nie zobaczyła sporu. Ćwiczenie pokazuje, jak ważne jest uzgodnienie faktów przed wejściem na salę i jak poprawiać się nawzajem bez podważania współmówcy.
Efekty
Co uczestnicy potrafią po szkoleniu
Otwiera konferencję od sprawy, o którą zapyta sala
Pisze krótkie oświadczenie otwierające, które nie omija trudnego tematu i nie zostawia go w całości na pytania.
Prowadzi salę według ogłoszonych zasad
Jako moderator ogłasza czas i zasady, udziela głosu po kolei i spokojnie przywraca porządek, gdy kilka osób mówi naraz.
Dzieli pytania między osoby przy stole
Wie, kto odpowiada na które pytania, przekazuje je umówionym sygnałem i nie wchodzi w słowo współmówcy.
Prostuje rozbieżność bez sporu przy stole
Uzupełnia lub poprawia wypowiedź innej osoby tak, żeby sala usłyszała jedną wersję, a nie kłótnię.
Radzi sobie z pytaniem wielokrotnym i okrzykiem z sali
Wybiera, na którą część pytania odpowiada, mówi to głośno i nie daje się wciągnąć w rozmowę z kilkoma osobami naraz.
Kończy konferencję bez wrażenia ucieczki
Zapowiada koniec, mówi, kiedy pojawi się kolejna informacja, i wychodzi z sali tak, że samo wyjście nie staje się osobnym materiałem.
Co zostaje po szkoleniu
Po szkoleniu firma ma spisany scenariusz konferencji w trudnej sprawie: skład stołu z podziałem tematów, sygnały przekazywania pytań, zasady ogłaszane na początku, poprawione oświadczenie otwierające i sposób zakończenia. Zostaje też lista pytań, które padły podczas obu konferencji, z odpowiedziami uzgodnionymi na sali. Każdy uczestnik dostaje indywidualne wnioski na piśmie dotyczące jego roli, a nagrania z obu kamer zostają u Państwa jako materiał do powtórki przed prawdziwą konferencją.
Ceny
Ile kosztuje i kto może zamówić
Każdy program to pełny dzień pracy przed kamerą. Ceny są takie same dla wszystkich 30 programów.
Firma
Zarząd, rzecznik, eksperci, kierownicy oddziałów.
| Dzień u klienta, 8 h, do 8 osób, sprzęt do nagrań i dojazd w cenie | 24 000 zł |
| Dzień online, 8 h, do 6 osób | 16 000 zł |
| Tryb kameralny dla zarządu, do 4 osób | 36 000 zł |
| Program roczny: 4 dni szkoleniowe, 2 symulacje bez zapowiedzi, gotowość telefoniczna | 96 000 zł |
Ceny netto, do każdej dolicza się podatek VAT. Pełny cennik: Cennik dla firm.
Instytucja
Urzędy, spółki komunalne, uczelnie, placówki publiczne.
| Ten sam program i te same formaty | jak dla firm |
| Program dla kilku jednostek lub grupy kapitałowej | wycena indywidualna |
Tryb zamówienia i warunki ustalamy z instytucją przed terminem.
Organizacja
Przygotowanie i warunki
Potrzebujemy sali, w której da się ustawić stół dla trzech lub czterech osób, rzędy krzeseł dla „dziennikarzy” i dwa miejsca na kamery, najlepiej tej, w której firma rzeczywiście zorganizowałaby konferencję. Przed szkoleniem prosimy o informację, jakie wydarzenia mogą wymagać konferencji i jakie sprawy mogłyby ją zdominować. Warto, żeby uczestniczyły osoby, które w razie potrzeby naprawdę usiądą razem przy stole.
Płatność
Zaliczka 50% przy zleceniu, reszta po szkoleniu. Kwotę końcową z zakresem i terminem podajemy na piśmie.
Dojazd i sprzęt
W formacie u klienta dojazd na terenie kraju i sprzęt do nagrań są w cenie. Nagrania z symulacji zostają u Państwa.
Wielkość grupy
Do 8 osób w dniu u klienta, do 6 osób online, do 4 osób w trybie kameralnym. Każdy uczestnik staje przed kamerą.
Poufność
Nie omawiamy publicznie przebiegu szkoleń ani nagrań. Indywidualne wnioski trafiają tylko do osób, które Państwo wskażą.
Uczciwie
Czego to szkolenie nie daje
Szkolenie nie zastępuje przygotowania konkretnej konferencji w sprawie, która już się toczy. Jeżeli konferencja ma się odbyć w najbliższych dniach w związku z trwającym kryzysem, potrzebna jest bieżąca obsługa, a nie warsztat, i tak to Państwu powiemy. Nie decydujemy też za firmę, czy zwoływać konferencję, choć omawiamy sytuacje, w których lepszym wyjściem jest oświadczenie na piśmie albo rozmowy z pojedynczymi redakcjami. Symulacja zbliża uczestników do warunków prawdziwej sali i wyraźnie podnosi ich umiejętności, ale każda konferencja ma własną dynamikę, a współpracę przy stole trzeba co jakiś czas ćwiczyć ponownie, zwłaszcza gdy zmieniają się osoby.
Pytania
Pytania przed zamówieniem
Czy przy trudnej sprawie konferencja to w ogóle dobry pomysł?
Nie zawsze. Konferencja daje jedno miejsce i jeden czas dla wszystkich redakcji, ale wystawia kilka osób na pytania jednocześnie i trudno ją zakończyć. Czasem lepiej sprawdza się oświadczenie na piśmie albo rozmowy z pojedynczymi dziennikarzami. Rano omawiamy, kiedy konferencja ma sens, a resztę dnia poświęcamy temu, jak ją przeprowadzić, gdy decyzja już zapadnie.
Ile osób powinno siedzieć przy stole?
Zwykle dwie lub trzy. Każda kolejna osoba zwiększa ryzyko sprzecznych odpowiedzi i sytuacji, w której ktoś odpowiada, choć nie powinien. Prawnik lub specjalista może być w sali i podać informację mówcy, ale nie musi siedzieć przy mikrofonie. Na szkoleniu sprawdzamy kilka układów stołu i wybieramy ten, który najlepiej działa w Państwa zespole.
Czy moderator może wybierać, kto zadaje pytania?
Moderator udziela głosu i pilnuje zasad, ale pomijanie redakcji, która zadaje niewygodne pytania, widać od razu i często staje się osobnym tematem. Ćwiczymy uczciwą kolejność zgłoszeń, ograniczenie do jednego pytania z dopytaniem i grzeczne zamknięcie wątku, który wraca po raz kolejny.
Jak długo powinna trwać konferencja?
Tyle, ile zostanie ogłoszone na początku, najczęściej od trzydziestu do czterdziestu pięciu minut. Ważniejsze od samej długości jest dotrzymanie zapowiedzi, bo konferencja zakończona nagle, w połowie trudnego wątku, wygląda jak przerwana. Uczymy zapowiadać ostatnie pytania z wyprzedzeniem i mówić, kiedy pojawią się kolejne informacje.
Co z transmisją konferencji w internecie?
Zakładamy, że każda konferencja w trudnej sprawie jest transmitowana albo nagrywana w całości przez kogoś z sali. Oznacza to brak montażu, widoczne reakcje wszystkich osób przy stole i nagrane szepty, jeśli mikrofony są włączone. Druga konferencja na szkoleniu odbywa się właśnie w takim założeniu.
Czy omawiacie przygotowanie samej sali?
Tak, w praktycznym zakresie. Mówimy o ustawieniu stołu, o tym, co widać za mówcami, o mikrofonach, wodzie, kartkach z nazwiskami i o tym, którędy mówcy wychodzą po zakończeniu. Przy sprawie dotyczącej wypadku lub szkody tło z reklamą produktu potrafi zaszkodzić bardziej niż niejedna odpowiedź.