O szkoleniu
Po co jest to szkolenie
Wystąpienie przed organem przypomina wywiad tylko z pozoru. Jest stół, mikrofon, pytania i coraz częściej kamera, ale zasady są inne. Głosu udziela przewodniczący i on też go odbiera, gdy minie czas. Nie ma autoryzacji, bo wszystko trafia do protokołu albo zapisu stenograficznego, a obrady rady gminy z mocy ustawy są transmitowane i nagrywane, więc każdy fragment można później odtworzyć. Pytający nie zawsze szuka informacji. Bywa, że członek komisji potrzebuje trzydziestu sekund nagrania do własnych mediów społecznościowych, a odpowiedź jest mu potrzebna wyłącznie jako tło.
Konsekwencje są też trwalsze niż po wywiadzie. Tekst w portalu po tygodniu spada z pierwszej strony, a protokół z posiedzenia, wystąpienie pokontrolne czy decyzja urzędu zostają w dokumentach i w archiwum nagrań. Słowa wypowiedziane przed organem stają się podstawą ustaleń, wracają w kolejnych pismach, a dziennikarze sięgają po nie przy każdej następnej sprawie. Gdy ktoś występuje jako świadek, na przykład przed komisją śledczą albo w postępowaniu administracyjnym, i zostanie pouczony o odpowiedzialności karnej, zeznanie nieprawdy lub zatajenie prawdy jest przestępstwem z art. 233 Kodeksu karnego. Dlatego na tym szkoleniu nie uczymy ładnego mówienia, tylko precyzji: odróżniania faktów od ocen, mówienia „nie wiem” bez zgadywania i przyjmowania zobowiązań, które firma naprawdę wykona.
Ćwiczymy w sali urządzonej jak miejsce posiedzenia: z miejscem dla przewodniczącego, stołem dla członków komisji, mikrofonem i kamerą ustawioną tak, jak ustawia się kamerę transmisji. Pierwsza runda nagrań to wystąpienie wstępne i pytania członków komisji, druga to posiedzenie w napiętej atmosferze, zakończone rozmową z dziennikarzem na korytarzu. Po każdej rundzie oglądamy nagrania przy całej grupie, także te fragmenty, w których uczestnik nie mówi, tylko słucha zarzutów, bo właśnie one najczęściej trafiają do relacji.
Osobną część dnia poświęcamy kontroli: rozmowie z inspektorami, wyjaśnieniom składanym do protokołu i czytaniu protokołu przed podpisem. Pytania przygotowujemy na podstawie Państwa realnej sytuacji: porządku obrad, zapisów wcześniejszych posiedzeń, pism z urzędu i tego, co o sprawie piszą media. Jeżeli termin wystąpienia jest już wyznaczony, budujemy cały dzień wokół niego.
Dla kogo
Program jest przeznaczony dla osób, które reprezentują firmę lub instytucję przed organem: członków zarządu wzywanych na posiedzenia komisji sejmowych i senackich, prezesów spółek komunalnych i dyrektorów szpitali odpowiadających przed radą gminy, powiatu lub sejmikiem, rzeczników i ekspertów, którzy przygotowują materiały na takie posiedzenia, oraz kierowników zakładów, z którymi jako pierwszymi rozmawiają kontrolujący. Największy sens ma kilka tygodni przed wyznaczonym wystąpieniem albo przed zapowiedzianą kontrolą, a także wtedy, gdy sprawa firmy zaczyna być tematem obrad. Pracujemy w grupie najwyżej ośmiu osób, więc każdy dwa razy staje przed komisją.
Plan szkolenia
Plan szkolenia 8 h
- 9:00-9:2020 min
Otwarcie: przed kim i w jakiej sprawie
Zaczynamy od sprawy, z którą uczestnicy staną przed organem, a nie od teorii. Przedstawiamy to, co zebraliśmy przed szkoleniem: porządek obrad, skład komisji lub zespołu kontrolnego, wcześniejsze wypowiedzi jego członków i publikacje o sprawie. Każdy uczestnik zapisuje pytanie, którego najbardziej nie chciałby usłyszeć przy włączonym mikrofonie.
- 9:20-10:0040 min
Sala obrad to nie studio
Na zanonimizowanym zapisie stenograficznym z posiedzenia komisji pokazujemy, czym ta sytuacja różni się od wywiadu: kto udziela głosu, ile czasu ma odpowiadający, co trafia do protokołu i dlaczego nie ma autoryzacji. Zestawiamy zapis z relacją prasową napisaną na jego podstawie i z fragmentem, który członek komisji opublikował na swoim profilu. Omawiamy też różnicę między informacją przekazaną komisji a zeznaniem świadka, za którego nieprawdę grozi odpowiedzialność z art. 233 Kodeksu karnego.
- 10:00-11:1575 min
Pierwsza runda nagrań: wystąpienie wstępne i pytania
Każdy uczestnik ma trzy minuty na wystąpienie wstępne i około siedmiu minut na pytania trzech członków komisji, których grają prowadzący. Przewodniczący pilnuje czasu i przerywa, gdy odpowiedź się przedłuża. Jedna kamera nagrywa całą salę, druga twarz mówiącego, tak jak robi to transmisja, a jedno z pytań zawiera nieprawdziwe założenie.
- 11:15-11:4530 min
Odtworzenie nagrań przy grupie
Oglądamy fragmenty wystąpień i odpowiedzi, a także momenty, w których uczestnik słuchał zarzutów: kiwnięcie głową, uśmiech, szept do sąsiada przy włączonym mikrofonie. Grupa wskazuje trzydzieści sekund, które członek komisji wyciąłby do swoich mediów społecznościowych, i sprawdzamy, czy da się z nich zrozumieć, co naprawdę powiedział odpowiadający.
- 11:45-12:1530 min
Przerwa
Przerwa na posiłek. Prowadzący spisują w tym czasie zobowiązania, które uczestnicy złożyli w pierwszej rundzie, bo wrócimy do nich po południu.
- 12:15-13:0045 min
Wystąpienie wstępne na trzy minuty
Każdy przepisuje swoje wystąpienie tak, żeby zmieściło się w trzech minutach i zawierało cztery rzeczy: co się stało, co firma już zrobiła, czego jeszcze nie wie i co przekaże na piśmie. Pracujemy nad liczbami z podaniem źródła i okresu, nad dokumentami, które warto mieć przy sobie, i nad czytaniem przygotowanego tekstu tak, żeby nie brzmiało jak odczytywanie. Gotowe wersje uczestnicy wygłaszają przy zegarze.
- 13:00-13:4545 min
Odpowiedź, odmowa i zobowiązanie do protokołu
Ćwiczymy trzy ruchy, z których składa się większość dobrych odpowiedzi przed organem: odpowiedź dokładnie na zadane pytanie, odmowę z podaniem podstawy, na przykład tajemnicy przedsiębiorstwa, ochrony danych osobowych albo toczącego się postępowania, oraz zobowiązanie do przekazania informacji na piśmie w określonym terminie. Każdy uczestnik przegląda listę zobowiązań, które złożył rano, i ocenia, które z nich firma rzeczywiście wykona.
- 13:45-14:3045 min
Kontrola: rozmowa z inspektorem i protokół
Przenosimy się z sali obrad do zakładu. Prowadzący grają inspektorów, którzy rozmawiają z kierownikiem zmiany i proszą o wyjaśnienia do protokołu, a uczestnicy ćwiczą ustalenie, kto rozmawia z kontrolującymi w imieniu firmy, mówienie wyłącznie o tym, co wiedzą z własnej wiedzy, i czytanie protokołu przed podpisem. Omawiamy też sytuację, w której pracownik zostaje wezwany do urzędu jako świadek i przysługuje mu prawo odmowy odpowiedzi na niektóre pytania.
- 14:30-15:3060 min
Druga runda nagrań: posiedzenie pod napięciem
Wracamy do sali obrad, ale atmosfera jest inna. Członek komisji odczytuje fragment wewnętrznego dokumentu, którego uczestnik wcześniej nie widział, inny pyta o osobistą odpowiedzialność i dymisję, a przewodniczący dwa razy upomina o czas. Po wyjściu z sali na korytarzu czeka dziennikarz z mikrofonem, który pyta o to samo, i ta rozmowa również jest nagrywana.
- 15:30-16:1545 min
Odtworzenie drugiej rundy i porównanie
Zestawiamy nagrania z obu rund dla każdego uczestnika i sprawdzamy, czy wystąpienie wstępne zmieściło się w czasie, czy odmowy brzmiały jak uzasadnione, a nie jak unik, i czy na korytarzu padły te same zdania co przy stole. Szczególną uwagę zwracamy na odpowiedzi na pytanie o dokument, którego nikt wcześniej nie pokazał.
- 16:15-17:0045 min
Indywidualne wnioski na piśmie i lista zobowiązań
Każdy uczestnik dostaje pisemne wnioski z odniesieniem do konkretnych minut nagrań: co robi dobrze, co poprawić i na co uważać przed prawdziwym posiedzeniem. Firma otrzymuje zestawienie pytań, które padły w obu rundach, oraz listę dokumentów i odpowiedzi do przygotowania przed terminem wystąpienia.
Godziny są przykładowe. Kolejność bloków i proporcje dopasowujemy do wieku uczestników, planu lekcji i sytuacji w placówce, zachowując pełny czas szkolenia.
Ćwiczenia
Co uczestnicy robią na zajęciach
Trzy minuty i ani sekundy dłużej
Uczestnik dostaje kartę faktów o zdarzeniu, na przykład kilkudniowej przerwie w dostawie ciepła na osiedlu obsługiwanym przez spółkę miejską, i ma dwadzieścia minut na napisanie wystąpienia dla komisji rady miasta. Potem wygłasza je przy zegarze, a przewodniczący przerywa dokładnie po trzech minutach, niezależnie od tego, w którym miejscu jest mówiący. Zwykle okazuje się, że najważniejsza informacja była na samym końcu. Zostaje wzór wystąpienia, w którym to, co najważniejsze, pada w pierwszych trzydziestu sekundach.
Pytanie z gotową tezą
Członek komisji pyta: „Czy to prawda, że zarząd wiedział o problemie od miesięcy i nic nie zrobił?”. Uczestnik ma odpowiedzieć, nie powtarzając słów „nic nie zrobił”, podając, kiedy firma dowiedziała się o sprawie i jakie kroki podjęła, oraz proponując przekazanie dokumentów na piśmie. Powtarzamy pytanie w trzech wersjach, za każdym razem ostrzej. Z ćwiczenia zostaje lista założeń, które najczęściej kryją się w pytaniach członków komisji, z przykładowymi odpowiedziami.
Inspektor przy biurku kierownika
Prowadzący gra inspektora, który podczas kontroli w zakładzie pyta kierownika zmiany o szkolenia stanowiskowe i o to, dlaczego jeden z wpisów w rejestrze jest późniejszy niż zdarzenie. Kierownik odpowiada, a drugi prowadzący na bieżąco zapisuje jego słowa tak, jak trafiłyby do protokołu. Uczestnik czyta potem ten zapis i decyduje, czy go podpisze, czy zgłosi zastrzeżenia. Ćwiczenie pokazuje, jak domysł wypowiedziany na głos staje się w protokole stwierdzeniem.
Korytarz po posiedzeniu
Po drugiej rundzie uczestnik wychodzi z sali i po kilku krokach zatrzymuje go dziennikarz, który słuchał transmisji. Pyta o jedno zdanie z posiedzenia i prosi o rozwinięcie. Uczestnik ma sześćdziesiąt sekund na odpowiedź zgodną z tym, co powiedział przy stole, bez dokładania informacji, których komisja nie usłyszała. Porównujemy oba nagrania obok siebie i sprawdzamy, czy da się z nich zbudować tytuł o dwóch sprzecznych wersjach.
Efekty
Co uczestnicy potrafią po szkoleniu
Przygotowuje wystąpienie wstępne
Układa trzyminutowe wystąpienie, w którym najważniejsza informacja pada na początku, a liczby mają podane źródło i okres.
Odpowiada na pytanie, które padło
Nie rozszerza odpowiedzi o wątki, o które nikt nie pytał, i nie przenosi do niej tezy zawartej w pytaniu.
Odmawia z podaniem podstawy
Gdy nie może odpowiedzieć, mówi, dlaczego, i proponuje inną drogę przekazania informacji, tak żeby odmowa nie brzmiała jak unik.
Składa tylko zobowiązania możliwe do wykonania
Obiecuje informację na piśmie z terminem, którego firma dotrzyma, pamiętając, że każde zobowiązanie trafia do protokołu.
Pamięta o kadrze transmisji
Panuje nad swoim zachowaniem także wtedy, gdy mówi ktoś inny, i nie komentuje niczego przy włączonym mikrofonie.
Rozmawia z kontrolującymi
Mówi o tym, co wie z własnej wiedzy, nie zgaduje, a protokół czyta w całości przed podpisem.
Mówi to samo przy stole i na korytarzu
Po wyjściu z sali obrad odpowiada dziennikarzowi zgodnie z tym, co powiedział komisji.
Co zostaje po szkoleniu
Po szkoleniu w firmie zostają nagrania obu rund, w tym ujęcia z kamery ustawionej jak kamera transmisji, oraz nagrania rozmów na korytarzu. Każdy uczestnik dostaje indywidualne wnioski na piśmie i swoje wystąpienie wstępne w poprawionej wersji. Firma otrzymuje listę pytań, które padły podczas symulacji, z uzgodnionymi odpowiedziami, zestawienie dokumentów, które warto mieć przy sobie na posiedzeniu, krótką instrukcję rozmowy z kontrolującymi i czytania protokołu oraz listę zobowiązań z pierwszej rundy z oceną, które z nich firma może bezpiecznie składać.
Ceny
Ile kosztuje i kto może zamówić
Każdy program to pełny dzień pracy przed kamerą. Ceny są takie same dla wszystkich 30 programów.
Firma
Zarząd, rzecznik, eksperci, kierownicy oddziałów.
| Dzień u klienta, 8 h, do 8 osób, sprzęt do nagrań i dojazd w cenie | 24 000 zł |
| Dzień online, 8 h, do 6 osób | 16 000 zł |
| Tryb kameralny dla zarządu, do 4 osób | 36 000 zł |
| Program roczny: 4 dni szkoleniowe, 2 symulacje bez zapowiedzi, gotowość telefoniczna | 96 000 zł |
Ceny netto, do każdej dolicza się podatek VAT. Pełny cennik: Cennik dla firm.
Instytucja
Urzędy, spółki komunalne, uczelnie, placówki publiczne.
| Ten sam program i te same formaty | jak dla firm |
| Program dla kilku jednostek lub grupy kapitałowej | wycena indywidualna |
Tryb zamówienia i warunki ustalamy z instytucją przed terminem.
Organizacja
Przygotowanie i warunki
Przed szkoleniem prosimy o porządek obrad albo zawiadomienie o kontroli, jeśli już są, pisma wymienione z organem, informacje o składzie komisji oraz publikacje i wypowiedzi polityków dotyczące sprawy. Dobrze, żeby w szkoleniu uczestniczył prawnik prowadzący sprawę albo żeby był dostępny telefonicznie podczas bloków o odmowie i zobowiązaniach. Na miejscu potrzebujemy sali, w której ustawimy stoły w układzie posiedzenia, oraz drugiego pomieszczenia na rozmowę z inspektorem. Uczestnicy powinni przynieść dokumenty, z których korzystaliby na prawdziwym posiedzeniu.
Płatność
Zaliczka 50% przy zleceniu, reszta po szkoleniu. Kwotę końcową z zakresem i terminem podajemy na piśmie.
Dojazd i sprzęt
W formacie u klienta dojazd na terenie kraju i sprzęt do nagrań są w cenie. Nagrania z symulacji zostają u Państwa.
Wielkość grupy
Do 8 osób w dniu u klienta, do 6 osób online, do 4 osób w trybie kameralnym. Każdy uczestnik staje przed kamerą.
Poufność
Nie omawiamy publicznie przebiegu szkoleń ani nagrań. Indywidualne wnioski trafiają tylko do osób, które Państwo wskażą.
Uczciwie
Czego to szkolenie nie daje
To szkolenie nie zastępuje przygotowania prawnego do konkretnego postępowania. Nie oceniamy, czy firma ma rację w sporze z urzędem, nie piszemy pism procesowych i nie decydujemy, czego nie wolno ujawnić, bo to należy do prawnika prowadzącego sprawę. Nie uczymy też, jak uniknąć odpowiedzi, której organ ma prawo żądać, ani jak mówić nieprawdę w sposób trudny do wykazania. Szkolenie podnosi kwalifikacje uczestników i pozwala szybciej rozpoznać pytanie, które prowadzi w złą stronę, ale każde posiedzenie i każda kontrola wyglądają inaczej, zależnie od organu, jego członków i atmosfery wokół sprawy. Spokoju i precyzji przed organem uczy się przez cały czas, przy każdym kolejnym wystąpieniu.
Pytania
Pytania przed zamówieniem
Czym wystąpienie przed komisją różni się od wywiadu?
Przede wszystkim brakiem autoryzacji i trwałością zapisu. Wywiad redakcja skraca i układa po swojemu, ale rozmówca może autoryzować swoje cytaty. Wypowiedź przed komisją trafia do protokołu albo zapisu stenograficznego w całości, a transmisja pozwala każdemu wyciąć z niej dowolny fragment. Inne są też role: głosu udziela przewodniczący, pytający często mówi do własnych wyborców, a odpowiadający nie może zakończyć rozmowy, kiedy uzna to za stosowne.
Czy można odmówić odpowiedzi na pytanie członka komisji albo urzędnika?
To zależy od tego, w jakim charakterze ktoś występuje i przed jakim organem. Świadek w postępowaniu administracyjnym może odmówić odpowiedzi na pytania, gdy odpowiedź mogłaby narazić jego lub jego bliskich na odpowiedzialność karną, hańbę lub bezpośrednią szkodę majątkową albo naruszyć prawnie chronioną tajemnicę zawodową (art. 83 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego). Na posiedzeniu komisji odmowa dotyczy najczęściej tajemnicy przedsiębiorstwa, danych osobowych lub toczącego się postępowania. Na szkoleniu ćwiczymy, jak taką odmowę uzasadnić i co zaproponować w zamian, a o tym, czy w konkretnej sprawie wolno odmówić, decyduje Państwa prawnik.
Czy ćwiczycie także kontrolę w zakładzie?
Tak, kontrola ma osobny blok w planie dnia. Wygląda inaczej niż posiedzenie: nie ma kamer, ale jest protokół, a rozmowy z inspektorami prowadzą często kierownicy zmian i pracownicy, a nie zarząd. Ćwiczymy ustalenie, kto mówi w imieniu firmy, udzielanie wyjaśnień wyłącznie na podstawie własnej wiedzy i czytanie protokołu przed podpisem. Jeśli kontrola dotyczy konkretnej dziedziny, na przykład bezpieczeństwa pracy albo ochrony danych, dobieramy do niej pytania.
Czy prawnik powinien siedzieć obok nas na posiedzeniu i na szkoleniu?
Na szkoleniu jest bardzo przydatny, bo w blokach o odmowie i zobowiązaniach od razu wiadomo, co firma może powiedzieć. Na samym posiedzeniu obecność prawnika bywa potrzebna, ale ćwiczymy też to, jak w transmisji wygląda szeptanie podpowiedzi albo podsuwanie kartek. W drugiej rundzie sprawdzamy na nagraniu, jak odbierany jest rozmówca, który przed każdą odpowiedzią odwraca się do doradcy, i ustalamy sposób porozumiewania się, który nie rzuca się w oczy.
Termin posiedzenia jest za dwa tygodnie. Czy zdążymy?
Tak, jeśli zaczniemy od zebrania materiałów, bo pytania przygotowujemy na podstawie porządku obrad, zapisów wcześniejszych posiedzeń i publikacji o sprawie. W takiej sytuacji dzień szkoleniowy budujemy wokół konkretnego wystąpienia, a uczestnicy wychodzą z gotowym wystąpieniem wstępnym i listą odpowiedzi. Jeśli sprawa ma już charakter kryzysu i codziennie pojawiają się nowe publikacje, zamiast szkolenia potrzebna jest bieżąca obsługa komunikacji, o czym powiemy od razu.
Czy prowadzicie to szkolenie dla urzędów i instytucji publicznych?
Tak, w tej samej formule. Program jest przygotowany także dla kierowników jednostek samorządowych, dyrektorów szpitali i prezesów spółek komunalnych, którzy odpowiadają przed radą, oraz dla osób przygotowujących instytucję do kontroli. Przy instytucjach publicznych więcej czasu poświęcamy sesjom transmitowanym w internecie i pytaniom radnych, które od początku są układane z myślą o nagraniu. Warunki i tryb zamówienia ustalamy indywidualnie.